Fundusz zaliczkowy, znany również jako drobny fundusz gotówkowy, jest rodzajem rezerwy gotówkowej, która jest przeznaczona na zarządzanie drobnymi wydatkami, które mogą zostać poniesione podczas codziennej działalności firmy. Zazwyczaj wpływy z tego funduszu są przechowywane jako waluta i monety i są powierzane administratorowi funduszu lub kasjerowi do wypłaty zgodnie z polityką i procedurami firmy. Firmy różnej wielkości i typu mogą mieć pod ręką jakąś drobną gotówkę lub fundusz zaliczkowy, co umożliwia szybki zakup materiałów biurowych lub innych przedmiotów bez konieczności przechodzenia przez formalną procedurę zamawiania i zakupu.
Struktura funduszu zaliczkowego jest zwykle bardzo prosta. Mała firma może zarządzać tego rodzaju zasobami biznesowymi, przechowując zapasy waluty i monet w zamkniętej szufladzie lub małym sejfie na terenie firmy. Większość firm ustali minimalne i maksymalne limity całkowitej kwoty pieniędzy, które mogą być przechowywane w funduszu w dowolnym momencie. Ustalenie tych limitów zwykle wiąże się z rozważeniem, jakiego rodzaju zakupów można dokonać przy użyciu środków funduszu, a także z uwzględnieniem średnich cen tego typu zakupów.
Jak w przypadku każdego rodzaju rachunku finansowego, fundusz zaliczkowy będzie monitorowany i okresowo rozliczany. Uzgodnienie zazwyczaj wymaga zarejestrowania wpływów z wszelkich zakupów dokonanych przy użyciu wpływów z funduszu od czasu ostatniego rozliczenia, dodania wszelkich wpłat dokonanych na fundusz, a następnie porównania salda księgowego funduszu zaliczkowego z fizyczną liczbą środków pieniężnych przechowywanych w zaliczce szuflada na fundusze lub sejf. W zależności od wielkości firmy tego rodzaju uzgodnienie może odbywać się co tydzień lub co dwa tygodnie, ale powinno odbywać się co najmniej raz w miesiącu.
Utrzymanie funduszu zaliczkowego ma kilka zalet. Konto zapewnia pieniądze, które można wykorzystać na zakup niezbędnych rzeczy bez konieczności przygotowywania zapotrzebowania, uzyskiwania numeru zamówienia zakupu i czekania na wycięcie czeku firmowego w celu pokrycia zakupu. Na przykład, jeśli mała firma potrzebuje natychmiastowego wkładu do drukarki, który można kupić za drobną gotówkę znalezioną w funduszu, transakcja zostanie zarejestrowana, a następnie można złożyć wniosek o zwrot za pośrednictwem zwykłych kanałów zakupu, zapewniając, że fundusz otrzymuje więcej gotówki, którą może później wykorzystać na kolejny zakup.