Hosting poczty e-mail jest obecnie bardzo cennym zasobem, w związku z eksplozją popytu na usługi e-mail i ogromną liczbą osób, które codziennie wysyłają i odbierają wiadomości e-mail. Może być bardzo atrakcyjną opcją dla firm, zwłaszcza jako sposób na pozyskanie nowych klientów.
Firmy oferujące tę usługę z konieczności dysponują dużymi zasobami serwerowymi. Oto dlaczego: Hosting poczty e-mail jest potencjalnie bardzo dużym przedsiębiorstwem, w zależności od liczby oferowanych dzwonków i gwizdków. Oznacza to, że firma oferuje klientom wykonywanie funkcji poczty elektronicznej. Funkcje te mogą być tak podstawowe, jak wysyłanie i odbieranie, oraz tak skomplikowane, jak przetwarzanie baz danych i wyszukiwanie globalne.
Zgadzając się na zapewnienie hostingu poczty e-mail, firma musi koniecznie zgodzić się na utrzymanie bezpieczeństwa kont e-mail swoich klientów, a także niezawodności serwerów, na których te konta e-mail są przechowywane. Powszechną praktyką w firmach oferujących hosting jest przechowywanie archiwów poczty elektronicznej swoich klientów na własnych serwerach. Ze względu na ciągły charakter poczty e-mail firma, która to oferuje, musi również mieć zawsze włączone zasilanie serwera.
Hosting poczty e-mail jest dostarczany przez duże i małe firmy. Usługę tę oferują tak znane firmy jak Yahoo!, Google i Microsoft. Intencją tych firm jest oferowanie poczty e-mail jako odskoczni w kierunku rejestrowania użytkowników w jeszcze większej liczbie usług. Wieśniak! w szczególności Microsoft oferuje tak wiele usług, że niektórzy użytkownicy mogą zaspokoić wszystkie swoje potrzeby internetowe bez opuszczania stron obsługiwanych przez tych dostawców.
W przypadku tak dużych firm usługi poczty e-mail są zwykle bezpłatne dla najbardziej podstawowego zestawu usług. Bardziej skomplikowane potrzeby, zwłaszcza przechowywanie wiadomości e-mail, rutynowo kosztują więcej. Niektóre mniejsze firmy oferują bezpłatny hosting poczty e-mail; inni za to pobierają opłatę. Niesamowita różnorodność dostępnych opcji sprawia, że jest to rynek kupującego.
Hosting poczty e-mail zwykle wykorzystuje programy lub witryny internetowe do obsługi poczty e-mail. Tradycyjne korzystanie z poczty e-mail za pośrednictwem aplikacji znajdujących się na poszczególnych komputerach jest w tej dziedzinie rzadkością. W związku z tym powszechna praktyka łączenia się z Internetem w celu pobrania wiadomości e-mail, odpowiadania na te wiadomości w trybie offline, a następnie ponownego łączenia się w celu wysłania odpowiedzi na te wiadomości nie jest możliwa w przypadku korzystania z poczty e-mail dostępnej przez Internet. Z drugiej strony użytkownicy nie są przywiązani do swoich komputerów, ponieważ do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail wystarczy komputer i połączenie z Internetem.