Bezpośredni spis materiałów to szczegółowe zestawienie materiałów dostępnych do produkcji, ale jeszcze nie wprowadzonych do użytku. Należą do nich surowce do produkcji wraz z materiałami eksploatacyjnymi wykorzystywanymi w świadczeniu usług, np. okablowanie elektryczne dla wykonawców. Prowadzenie dokładnych ewidencji zapasów na każdym etapie produkcji jest ważne, aby kontrolować koszty i identyfikować nadwyżki, straty i kradzieże. Pomocne mogą być programy komputerowe, chociaż w niektórych przypadkach preferowane mogą być zapisy w formie papierowej, a nawet konieczne.
Obejmuje to wszystkie elementy, które trafiają do produkcji gotowych produktów lub usług. Ponadto firmy muszą wziąć pod uwagę materiały pośrednie, różne elementy, które są trudniejsze do śledzenia. Na przykład materiały bezpośrednie dla elektryków obejmują takie elementy, jak gniazda i okablowanie. Z kolei lut i taśma elektryczna są materiałami pośrednimi, ponieważ znacznie trudniej jest je śledzić w ramach projektu.
Inwentarze jednoznacznie identyfikują wszystkie dostępne materiały bezpośrednie oraz dostarczają informacji o ich liczbie i lokalizacji. Bezpośrednie zapasy materiałów mogą służyć do śledzenia przepływu materiałów eksploatacyjnych przez firmę i mogą pomóc w identyfikacji problemów, takich jak brakujące komponenty. Może również pomóc personelowi zlokalizować rzeczy, kiedy ich potrzebują i upewnić się, że wystarczy im na projekt. Pracownicy liniowi w firmie przygotowującej się do rozpoczęcia produkcji mogą na przykład sprawdzić lokalizację i liczbę wszystkich niezbędnych komponentów w bezpośrednim inwentarzu materiałów, aby upewnić się, że produkcja może iść do przodu.
Ze względów księgowych konieczne jest również sporządzanie bezpośredniego spisu materiałów. Firmy chcą śledzić wartość posiadanych zapasów, w tym stanów magazynowych na różnych etapach procesu produkcyjnego. Surowce mogą być drogie, a błędy z deklaracjami finansowymi mogą prowadzić do przypadkowego płacenia wyższych podatków lub doświadczania innych problemów. Szczegółowe inwentaryzacje mogą być wymagane również przez firmy ubezpieczeniowe, ponieważ nie chcą wypłacić roszczeń za przedmioty, których firmy tak naprawdę nie miały pod ręką.
Powszechnym podejściem do bezpośredniej inwentaryzacji materiałów są stale aktualizowane inwentarze komputerowe. Zapewniają one informacje w czasie rzeczywistym o tym, co firma ma i gdzie się znajduje, w celu natychmiastowego odniesienia. Personel może być odpowiedzialny za wprowadzanie aktualizacji podczas przenoszenia materiałów eksploatacyjnych. Często robi się to po zakończeniu pracy, podczas generowania dokumentacji w celu rozliczania klientów i aktualizowania rekordów firmy, ponieważ pracownicy mogą szybko określić, ile zużyli materiałów eksploatacyjnych, i zmienić numery inwentarzowe. Firmy mogą również wykorzystywać technologię identyfikacji radiowej do śledzenia elementów, które zmieniają położenie w obiekcie.