Podobnie jak przeglądarka internetowa musi organizować dane, aby użytkownicy mogli uzyskać wyniki wyszukiwania, klasyfikacja dokumentów umożliwia organizacjom łatwe znajdowanie ważnych informacji. Kategoryzacja dokumentów odbywa się inaczej niż przy użyciu algorytmów wyszukiwarek, ponieważ określone słowa kluczowe mogą mieć różne znaczenia. Taka metoda musi być w stanie ocenić kontekst konkretnych dokumentów biznesowych. Dzięki nadzorowanej klasyfikacji dokumentów użytkownik oznacza zestaw dokumentów, których zautomatyzowany system może wykorzystać jako wzór. W metodzie nienadzorowanej są one uporządkowane matematycznie na podstawie podobnych słów i fraz.
Użytkownik ma największą kontrolę nad klasyfikacją dokumentów, gdy stosowana jest klasyfikacja oparta na regułach. Kontekst, kategorie i reguły są tworzone zgodnie z tym, co zostało wprowadzone ręcznie. Podczas procesu wyszukiwania dokumentów wszystko jest kategoryzowane zgodnie z dokładnymi regułami określonymi przez użytkownika. Kategorie muszą być również przypisane podczas metody nadzorowanej. Etap faktycznego wypisywania reguł, którymi powinien kierować się system wyszukiwania, kończy się jednak automatycznie.
Dzięki grupowaniu dokumentów, zwanemu również klasyfikacją nienadzorowaną, grupowanie i kategorie są wykonywane automatycznie. Nie ma ręcznego wprowadzania reguł, co może być zarówno korzystne, jak i niekorzystne. Proces ten oszczędza czas, ponieważ nie trzeba pisać żadnych reguł, a często można znaleźć podobne dokumenty, które początkowo nie były uważane za podobne. Minusem jest to, że dokumenty mogą pojawiać się razem, ale pierwotnie nie były przeznaczone do tej samej kategorii. Bardziej zautomatyzowane podejście wiąże się również z większym obciążeniem systemów komputerowych.
Aby znaleźć równowagę między tymi dwiema różnymi metodami, specjaliści komputerowi opracowali metodę półnadzorowanej klasyfikacji dokumentów. Dokumenty, które są kategoryzowane ręcznie, są łączone z zestawami dokumentów, które nie są oznaczone etykietami. Programy, które mogą kojarzyć informacje z obu, wykorzystują dane, aby dowiedzieć się, jak każdy dokument jest klasyfikowany. Pozyskiwanie informacji jest wspomagane przez pewną kontrolę nad procesem klasyfikacji. Grupowanie dokumentów staje się bardziej wydajne, gdy do ich grupowania można użyć fraz, na przykład w przypadku klastrowania w drzewie sufiksów, zwłaszcza w przypadku dokumentów przechowywanych online.
Informatyka badała różne sposoby usprawnienia eksploracji danych. Większość firm jest połączona z Internetem, więc eksploracja sieci musi być jak najmniej czasochłonna, aby znaleźć odpowiednie dokumenty. Informatycy stworzyli również kilka różnych algorytmów do organizowania dokumentów w sposób hierarchiczny. Każdy jest skuteczny na swój sposób, a klasyfikacja dokumentów jest nadal badana i definiowana przez różne programy i niestandardowe metody korporacyjne.