Termin „komunikacja biznesowa” jest ogólnym terminem używanym do opisania dowolnego medium, za pośrednictwem którego komunikuje się firma. Takie komunikaty mogą być skierowane do różnych odbiorców i mogą mieć różne formaty. Reklamy, strony internetowe, e-maile, listy i informacje prasowe to przykłady komunikacji biznesowej.
Typowymi odbiorcami komunikacji biznesowej są inwestorzy, wewnętrzne okręgi wyborcze, media, obecni i potencjalni klienci. Firmy często komunikują się z inwestorami za pomocą rocznych lub półrocznych raportów, które można przesyłać pocztą zwykłą lub elektroniczną, a w przypadku spółek publicznych mogą być zamieszczane na stronie internetowej. Komunikacja z wewnętrznymi okręgami wyborczymi może obejmować zasady i procedury; podręczniki pracownicze; oraz ogłoszenia elektroniczne, ustne lub pisemne. Newslettery pracownicze to kolejna próbka wewnętrznej komunikacji biznesowej.
Komunikacja biznesowa skierowana do klientów i potencjalnych klientów może obejmować reklamy lub ulotki sprzedażowe, szczególnie dla firm sprzedających towary fizyczne. Takie komunikaty mogą również obejmować prezentacje handlowe, oferty lub propozycje. Zawierają również raporty o statusie projektu, powiadomienia o nowych produktach i inne tego typu ogłoszenia. Wszystkie te komunikaty mogą mieć formę pisemną, elektroniczną lub ustną.
Firmy często komunikują się bezpośrednio z mediami w celu ogłaszania nowych produktów, wydarzeń, nagród lub innych wartych opublikowania informacji. Najpopularniejszą formą komunikacji biznesowej z mediami jest informacja prasowa. Jest to dokument, który informuje media o artykule wartym opublikowania, aby mogły zdecydować, czy go zareklamować. Na przykład, jeśli firma detaliczna otwiera nową lokalizację, może wysłać informację prasową do gazet, radia i programów telewizyjnych w okolicy, zawierającą szczegóły dotyczące wielkiego otwarcia i kontakt, który może udzielić dodatkowych informacji lub być dostępny na rozmowy kwalifikacyjne.
Znaczenie komunikacji biznesowej jest podobne do znaczenia innych form komunikacji. Pozwala firmie na jednoczesne przekazywanie informacji dużej liczbie osób. Chociaż głównym celem jest informowanie, często ma to również na celu uświadomienie lub zwiększenie zainteresowania firmą.
W niektórych przypadkach termin „komunikacja biznesowa” może być również używany w odniesieniu do konkretnych metod komunikacji stosowanych przez firmę. Obejmuje to systemy i sprzęt wykorzystywany do komunikacji telefonicznej, telekonferencji, wideokonferencji, komunikacji internetowej lub intranetowej oraz komunikacji komórkowej lub satelitarnej. Może również odnosić się do zasad, procesów biznesowych i umów ustanowionych w celu zarządzania takimi systemami komunikacyjnymi lub sprzętem.