Komunikacja biznesowa to szeroki kontekst, który obejmuje sposób, w jaki firma prezentuje się wewnętrznie i na zewnątrz oraz przekazuje swój komunikat konsumentom. Składa się na nią zarówno komunikacja werbalna, jak i pisemna, ale to ta część, która odbywa się na piśmie, określa styl i wizerunek firmy. Ogólnie rzecz biorąc, firma może wybrać style komunikacji biznesowej, które obejmują formalny, swobodny i potoczny sposób zwracania się.
Firmy często podejmują strategiczne decyzje dotyczące stylów komunikacji biznesowej, które pracownicy mogą wykorzystać do realizacji różnych zadań. Rozsądne jest stwierdzenie, że jeśli firma nie zajmuje proaktywnego stanowiska w kwestii stylu komunikacji biznesowej, istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia poważnych problemów z powodu nieporozumień. Niektóre firmy mają bardzo wyrafinowany plan komunikacji, który szczegółowo określa podejście i ton dla wszystkich rodzajów komunikacji. Inni z mniejszymi budżetami mają tendencję do przełamywania stylu komunikacji na podejście wewnętrzne i zewnętrzne.
Komunikacja wewnętrzna jest prawdopodobnie bardziej nieformalna lub swobodna. Firma zazwyczaj zabrania pewnych rodzajów języka lub zachowań, ale ma tendencję do rozluźniania formalnych zasad komunikacji między pracownikami. Oznacza to, że pracownik nie musi martwić się o styl pisania wysyłając wiadomość e-mail do współpracownika. Jego korespondencja może być bardziej przyjazna i posługiwać się kolokwializmami.
Często pozostaje rozróżnienie między komunikacją wewnętrzną poziomą i pionową. Style adresowania, które mogą być odpowiednie dla dwóch pracowników zajmujących to samo stanowisko, mogą być nieodpowiednie w komunikacji między pracownikiem a jego szefem. Tak więc wewnętrzna komunikacja biznesowa może być często luźna, z pewnymi zdroworozsądkowymi parametrami przyzwoitości.
Komunikacja zewnętrzna najczęściej ma style komunikacji biznesowej określone dla każdego rodzaju interakcji biznesowej z podmiotami zewnętrznymi. Na przykład firma może poinstruować swoich pracowników, aby komunikowali się z obecnymi i potencjalnymi klientami w stylu formalnym. Oznaczałoby to zwracanie się do osób po tytule i nazwisku, nawet jeśli korespondencja jest na przykład e-mailem.
Podobnie firma może narzucić formalny styl w pisemnych sprawozdaniach, takich jak roczny raport firmy dla akcjonariuszy. Zapobiega to nadmiernemu zaprzyjaźnianiu się pracowników z osobami z zewnątrz lub ujawnianiu nieodpowiednich informacji podczas żartowania. W rzeczywistości domyślny styl komunikacji dla większości firm jest formalny, ponieważ trudniej jest popełnić błąd, przestrzegając pewnej odległości w komunikacji z osobami trzecimi.
Firmy, które dopuszczają nieformalne, przypadkowe lub potoczne style komunikacji biznesowej z podmiotami zewnętrznymi, zazwyczaj ograniczają pozwolenie na marketing. Jeśli dział marketingu chce pozycjonować produkt w określony sposób lub tworzy komunikat, który zdaniem firmy powinien mieć przyjazny ton, stosuje się te style. Mniej formalne style komunikacji biznesowej są zwykle odpowiednie tylko w innych kontekstach zewnętrznych, gdy istnieją bardzo bliskie relacje między pracownikiem a stroną trzecią, co gwarantuje bardziej zrelaksowany styl komunikacji.