Końcowe zapasy to ilość towarów, które firma ma pod ręką na koniec okresu rozliczeniowego. Nie obejmuje to elementów potrzebnych do prowadzenia działalności — obejmuje tylko towary, które sprzedaje innym firmom lub społeczeństwu w ramach normalnej działalności. Firma wyraża te zapasy w jednostkach towarów i jednostkach pieniężnych dla różnych wewnętrznych rejestrów firmy.
W przypadku sprawozdań finansowych końcowe zapasy są rejestrowane jako wartość pieniężna w bilansie oraz w rachunku zysków i strat. Pojawia się w rachunku zysków i strat w kalkulacji kosztu sprzedanych towarów. W bilansie pojawia się jako składnik aktywów. Zasadniczo liczba ta to koszt niesprzedanych towarów.
Firma oblicza koszt sprzedanych towarów, aby pomóc określić zysk brutto. Firma nie rejestruje jako zysku wszystkich przychodów uzyskanych ze sprzedaży towarów. Zakup towarów, które sprzedał w danym okresie, kosztował firmę. Koszt sprzedanych towarów informuje firmę, ile zapłaciła za towary, które klienci kupili w danym okresie. Całkowita kwota zapłacona za wszystkie sprzedane towary jest odejmowana od łącznej kwoty przychodów ze sprzedaży — daje to firmie zysk brutto.
Początkowy zapas plus zakupy netto minus koszt sprzedanych towarów równa się końcowemu zapasowi. Ta formuła mówi firmie, że zaczynała z pewną ilością towaru do sprzedania. Kupił więcej towarów w tym okresie, aby utrzymać pełne zapasy na półkach i ekspozycjach. Sprzedał również zapasy klientom w danym okresie — koszt sprzedaży tych zapasów to koszt sprzedanych towarów. Towar, który jest nadal dostępny w sprzedaży w następnym okresie, jest jego końcowym stanem magazynowym.
Inwentarz znajdujący się jeszcze na terenie przedsiębiorstwa na koniec jednego okresu obrachunkowego staje się inwentarzem początkowym lub początkowym następnego okresu obrachunkowego. Aby sprawdzić obliczoną końcową wartość zapasów, firma przeprowadza spis z natury na koniec okresu rozliczeniowego, zwykle pod koniec roku obrachunkowego. Większość nowoczesnych firm polega na swoich skomputeryzowanych systemach ciągłej inwentaryzacji, aby śledzić stany magazynowe przez cały rok podatkowy.
Aby określić poziom zapasów na koniec okresu, firma przeprowadza fizyczne liczenie wszystkich dostępnych zapasów. Następnie mnoży liczbę zliczoną dla każdej pozycji przez koszt na pozycję zgodnie z zapisami księgowymi. Koszty wszystkich towarów są następnie sumowane, aby obliczyć całkowity koszt zapasów. Jest to końcowa ilość zapasów, którą można zweryfikować z zapisami księgowymi.