Konto płacowe to konto bankowe, które jest wydzielone w celu zarządzania wszystkimi wypłatami związanymi z listą płac pracodawcy. Na konto przelewane są środki z innych rachunków firmowych w celu zasilenia listy płac, odkładania środków na opłacenie podatków pracodawcy i ewentualnych potrąceń z wynagrodzenia pracowników oraz wypłatę płatności w formie przelewów elektronicznych lub czeków papierowych. Zazwyczaj zalecane jest prowadzenie odrębnego konta bankowego na potrzeby listy płac, ponieważ znacznie ułatwia to proces śledzenia aktywności w głównych księgach rachunkowych.
Wraz z zapewnieniem zorganizowanego sposobu realizacji transakcji związanych z listą płac, rachunek płacowy ułatwia również ustalenie, które z tych transakcji zostały pomyślnie zakończone. Wypłaty z listy płac, albo w formie papierowego czeku, albo poprzez przeniesienie salda na konto karty płacowej pracownika, można łatwo zidentyfikować, co ułatwia śledzenie daty początkowej transakcji i jej zaksięgowania na koncie. Dzięki temu pracownicy działu płac mogą szybko określić w czasie rzeczywistym, które wypłaty zostały, a które jeszcze nie zostały rozliczone.
Chociaż prowadzeniem konta płacowego można zarządzać za pomocą podstawowej księgi płacowej i kasy czekowej, obecnie wiele firm korzysta z oprogramowania płacowego. Pakiety oprogramowania tego typu sprawiają, że proces naliczania wynagrodzeń, w tym stosowania wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników godzinowych i potrącania podatków, jest prostym procesem. Ponadto oprogramowanie może służyć do automatyzacji procesu dokonywania elektronicznych przelewów środków z rachunku płacowego na rachunki bankowe pracowników. Wiele z tych pakietów umożliwia również dokonywanie płatności elektronicznych do urzędów skarbowych, a także przekazywanie środków na wyznaczone konta w sytuacjach, w których jakikolwiek pracownik jest obecnie objęty nakazem zajęcia majątku lub nakazem stałym, takim jak alimenty na dziecko.
Wraz z bardziej powszechną definicją konta płacowego jako konta bankowego używanego wyłącznie do celów płacowych, termin ten odnosi się również do konta założonego w krajowej agencji podatkowej, takiej jak Internal Revenue Service w Stanach Zjednoczonych lub Kanada Revenue Agencja. To konto służy jako punkt docelowy dla wszelkich działań płacowych zgłoszonych przez daną firmę. Czynność związana z kontem obejmuje całkowitą wypłatę pensji i pensji, kwotę potrącenia od każdego pracownika oraz podział podatków i innych form potrąceń, które zostały wykonane w imieniu pracownika. W tej aplikacji konto płacowe śledzi również kwotę podatków od wynagrodzeń należnych od właściwej firmy i stosuje płatności do tej kwoty, gdy środki są otrzymywane od firmy.