Numer listy płac to określona informacja wykorzystywana w systemie płacowym firmy. Numer umożliwia firmie śledzenie pracowników za pomocą numeru, a nie nazwiska lub innego identyfikatora. Jest to zazwyczaj wewnętrzna informacja, którą firma tworzy za pomocą swojego oprogramowania płacowego. Firma może stworzyć własną kombinację liter i cyfr lub zezwolić oprogramowaniu na samodzielne tworzenie liczb. Tworząc numer, należy uwzględnić liczby, które pozwolą firmie rozróżnić pracowników na podstawie samego numeru.
Większość usług lub oprogramowania płacowego umożliwia firmie tworzenie własnego numeru płacowego dla każdego pracownika. Ze względu na tę elastyczność firma powinna rozważyć użycie opisowego przedrostka dla każdej grupy pracowników. Jedną z opcji jest na przykład użycie trzech cyfr lub liter do zdefiniowania działu. Litery ACC lub cyfry 200 mogą oznaczać dział księgowości; PRO lub 300 może być działem produkcji. W tych kategoriach mogą również istnieć podgrupy, jeśli firma zdecyduje się na użycie numeru.
Gdy firma zdecyduje się na prefiks numeru listy płac, pozostałe liczby zwykle układają się w kolejności. Na przykład ACC00001 może być punktem wyjścia dla numerów płac w dziale księgowości. Druga połowa numeru może zawierać tyle cyfr, ile potrzeba, aby objąć wszystkich pracowników działu. Każdy numer dla wszystkich działów ma zwykle tę samą kombinację liter i cyfr. Posiadanie tego samego rozmiaru kombinacji jest konieczne, aby uniknąć zamieszania w systemie płac.
Za stworzenie tego numeru często odpowiada dział zasobów ludzkich. W niektórych przypadkach dział zasobów ludzkich może potrzebować zgody właściciela lub kierownictwa wykonawczego podczas przypisywania numerów. Dzięki temu właściciele i kadra kierownicza mogą mieć wpływ na informacje zawarte w liście płac. Wyższe kierownictwo może również mieć wkład w tworzenie liczb lub wykorzystanie ich w firmie. Zatwierdzenie może być również konieczne, jeśli firma tworzy nowy dział w systemie płacowym.
Firma korzystająca z usługi outsourcingu płac może nie musieć tworzyć numeru listy płac. Firma outsourcingowa zrobi to samodzielnie w oparciu o swój system płacowy. Firmy po prostu wprowadzają numer listy płac, który odpowiada numerowi listy płac firmy outsourcingowej. Usługa płacowa obsługuje większość zadań związanych z płacami, dając im możliwość i swobodę tworzenia numerów płac. Wszelka korespondencja i informacje dotyczące pracownika zazwyczaj wymagają posługiwania się tym numerem.