Kontrola budżetowa to proces opracowywania planu wydatków i okresowego porównywania rzeczywistych wydatków z tym planem w celu ustalenia, czy plan wydatków lub wzorce wydatków wymagają korekty, aby zachować zgodność. Proces ten jest niezbędny do kontrolowania wydatków i realizacji różnych celów finansowych. Rządy w dużej mierze polegają na kontroli budżetowej, aby zarządzać swoimi wydatkami, a technika ta jest stosowana również przez firmy, a także osoby prywatne, takie jak głowy gospodarstw domowych, które chcą mieć pewność, że żyją w granicach swoich możliwości.
Pierwszym krokiem kontroli budżetowej jest określenie zakresu projektu lub programu oraz opracowanie szczegółowych kosztorysów. Rząd może potrzebować budżetu na budowę nowego mostu, podczas gdy coś takiego jak budżet gospodarstwa domowego pokrywa wydatki gospodarstwa domowego na czas nieokreślony. Efektem tego jest stworzenie budżetu, dokumentu szczegółowo określającego, ile pieniędzy można przeznaczyć na różne aspekty projektu, w oparciu o przewidywane wydatki i dochody. Budżet to finansowa mapa drogowa.
Wykorzystując budżet jako punkt odniesienia, można rozpocząć pracę. Okresowo księgowi porównują budżet z rzeczywistymi wydatkami i odnotowują wszelkie rozbieżności. W budownictwie mostowym koszty materiałów mogą wzrosnąć ponad inflację ujętą w pierwotnym budżecie, powodując przekroczenie kosztów. I odwrotnie, firma może być w stanie zaoszczędzić pieniądze na części projektu, ponieważ kosztuje mniej niż pierwotnie oczekiwano. Wszystkie odmiany są odnotowane i omówione. Jeśli staną się ekstremalne, w grę mogą wchodzić środki kontroli budżetowej.
Jedną z opcji jest zmiana nawyków wydatkowych, aby rzeczywiste wydatki pasowały do budżetu. Na przykład w przypadku budżetu domowego gospodarstwo domowe może zdecydować się na rezygnację z usług telewizyjnych, aby utrzymać wydatki na rozrywkę w kwocie przewidzianej w budżecie. Ta kontrola budżetowa wykorzystuje oszczędności, aby osiągnąć cele finansowe i utrzymać wydatki zgodnie z pierwotnym budżetem.
W innych przypadkach korekta zachowań związanych z wydatkami może nie być możliwa. Zamiast tego konieczny jest zmieniony budżet. Może się tak zdarzyć, gdy inflacja powoduje wzrost cen tak wysoko, że nie jest możliwe pozostanie w pierwotnym budżecie, co wymaga korekty w celu dokładniejszego prognozowania wyników finansowych. Zmiany mogą ujawnić potrzebę dodatkowego finansowania, zmuszając partie odpowiedzialne za kontrolę budżetową do ustalenia, skąd te pieniądze będą pochodzić. Może to obejmować zaciąganie długów, ograniczanie zakresu projektu lub przenoszenie funduszy z innego projektu lub programu w celu jego kontynuacji. Na przykład firma może częściowo usunąć fundusze z działu, aby przeforsować ukończenie ważnego produktu.