Poświadczone kopie to dokładne kopie dokumentu, który jest przygotowywany, gdy nie jest możliwe po prostu powielenie kopii oryginalnego dokumentu. Zasadniczo sprawia to, że skonformowana kopia jest odtworzeniem oryginału. Aby być tego rodzaju kopią, dokument musi zawierać wszystkie elementy oryginału, bez zmian w treści lub strukturze, bez względu na to, jak niewielkie lub nieistotne mogą być zmiany.
Uzgodniona kopia może być używana w wielu przypadkach. Systemy sądowe pozwalają na korzystanie z takich dokumentów i często wykorzystują je do celów archiwizacyjnych. W takim przypadku kopia jest pisana i konstruowana dokładnie tak, jak oryginał. Ponadto wszelkie adnotacje odręcznie napisane na marginesach zostaną również uwzględnione w dokumencie. Sekretarz sądowy porówna kopię z oryginałem, aby upewnić się, że wszystkie aspekty obu dokumentów są podobne, w tym wszelkie daty. Jeżeli podpis sędziego widnieje na oryginale, sędzia może również podpisać kopię poświadczoną lub nazwisko sędziego może zostać wpisane i opatrzone datą w odpowiednich polach. Po zakończeniu porównania i ustaleniu przez urzędnika, że dokumenty są swoimi lustrzanymi odbiciami, kopia zostaje ostemplowana i ma przypisaną datę zgłoszenia.
Firmy również korzystają z tego formatu. Dzieje się tak często, gdy wiele działów potrzebuje dostępu do umów i innych ważnych dokumentów. Oryginały podpisanych dokumentów są zwykle przechowywane w bezpiecznym miejscu, a potwierdzona kopia lub kopie są udostępniane do ogólnego użytku w różnych działach organizacji. Dzięki takiemu podejściu zawsze masz pod ręką kopię oryginalnego podpisanego dokumentu, ale umożliwia szeroki dostęp do warunków danego dokumentu tym, którzy potrzebują tych informacji, aby pomóc klientom lub w inny sposób wykonywać swoje zadania związane z pracą.
Ta sama osoba, która pełniła funkcję sygnatariusza na oryginalnym dokumencie, może podpisać potwierdzoną kopię. Jeżeli nie jest to możliwe lub praktyczne, w polu podpisu można wpisać imię i nazwisko danej osoby. W podobny sposób możliwe jest poświadczenie lub notarialne poświadczenie potwierdzonej kopii. Jednak ta czynność jest zwykle uważana za niepotrzebną.