Zadaniem indeksatora dokumentów jest sortowanie i klasyfikowanie dokumentów, tak aby można je było łatwo pobrać do późniejszego przeglądania. Osoby te mogą pracować w różnych miejscach, w tym w agencjach rządowych, szpitalach i uniwersytetach. Dobre wykonywanie tej pracy wymaga zwykle osoby niezwykle zorganizowanej i zdolnej do samodzielnej pracy. Najogólniej mówiąc, do zadań indeksatora dokumentów należy sortowanie nowych dokumentów, odzyskiwanie istniejących dokumentów, usuwanie niepotrzebnych dokumentów, odpowiadanie na zapytania oraz wykonywanie różnych czynności urzędniczych.
Jednym z najważniejszych zadań indeksatora dokumentów jest sortowanie nowych dokumentów i umieszczanie ich w odpowiednich miejscach. Na przykład, jeśli pracuje na uniwersytecie, indeksator dokumentów może klasyfikować rekordy studentów i sortować je alfabetycznie. Jeśli pracuje w sądzie, może uporządkować rejestry karne. Ta praktyka wymaga od osoby przestrzegania wytycznych dotyczących miejsca pracy i zachowania dokładności. Dokument umieszczony w niewłaściwym miejscu może stwarzać problemy w przyszłości.
Dużą rolę na tym stanowisku odgrywa również odzyskiwanie istniejących dokumentów. Za każdym razem, gdy dana osoba musi wyświetlić dokument, obowiązkiem indeksatora dokumentów jest jego szybkie uzyskanie. W przypadku uniwersytetu może być konieczne odzyskanie akt studenta, aby określić, które zajęcia należy podjąć w kolejnym semestrze. Dlatego tak ważne jest, aby indeksator dokumentów był zorganizowany i poprawnie klasyfikował wszystkie dokumenty.
Aby zapobiec bałaganowi i utrzymać porządek, usuwanie niepotrzebnych dokumentów to kolejny obowiązek pracy. Zwykle wiąże się to z pozbyciem się wygasłych dokumentów, które nie są już istotne. Przykładem może być usuwanie rekordów uczniów po ukończeniu studiów. W niektórych przypadkach pliki te zostaną przeniesione do osobnego kosza. W innych indeksator dokumentów zniszczy je zgodnie z protokołem firmy.
Wraz z tym często będzie musiał odpowiadać na zapytania dotyczące niektórych dokumentów. Może to dotyczyć pytań opinii publicznej, współpracowników lub przełożonych. W takim przypadku indeksator dokumentów musi zlokalizować poprawny dokument i udzielić odpowiedzi. Ten aspekt pracy wymaga od osoby posiadania pewnych umiejętności interpersonalnych.
Ponadto indeksator dokumentów będzie odpowiadał również za wykonywanie różnych obowiązków urzędniczych. Na przykład może być zmuszony do odbierania telefonów, wysyłania faksów lub dostarczania poczty do odpowiednich osób. Jeśli w miejscu pracy panuje większy ruch niż zwykle, być może będzie musiał pomóc sekretarce lub innym działom. W związku z tym musi być wszechstronny i w razie potrzeby potrafić improwizować.