Księga protokołów to segregator lub księga oprawna, w której znajdują się stałe i szczegółowe opisy obrad i uchwał. Księgi protokołów są spisywane podczas oficjalnych spotkań firmy lub wydarzeń prawnych. Mogą być również wykorzystywane w przedsiębiorstwach do rejestrowania przebiegu spotkań.
Tradycyjnie książki te są pisane odręcznie i mają kolejno ponumerowane strony, które zostały bezpiecznie zbindowane. Ten proces ma na celu ochronę przed nieuczciwą działalnością. Niektóre praktyki prawne nadal prowadzą ręcznie pisane księgi, zarówno jako ukłon w stronę tradycji, jak i jako niezawodny środek odstraszający od manipulacji.
Zgodnie z prawem firmy zarejestrowane i zarejestrowane są zobowiązane do prowadzenia aktualnego księgi protokołów. Księgi te należy przechowywać w siedzibie firmy, siedzibie lub pod adresem prawnym. Muszą być dostępne dla każdego członka firmy.
Deputowani na sali sądowej mogą być również obciążeni prowadzeniem księgi protokołów. Posłowie mogą aktualizować księgę, ponieważ rozprawy i rozprawy odbywają się pod przewodnictwem sędziego. Zastępcy są wybierani jako zaufani opiekunowie tych rejestrów.
Świt ery technologicznej zmienił sposób, w jaki niektórzy traktują drobiazgi. Firmy, na przykład, mogą polegać na kimś, kto zapisze minuty na komputerze, wydrukuje je, a następnie umieści wydruki w księgach z kolejno ponumerowanymi stronami. Firmy z dużą liczbą oficjalnych spotkań mogą uznać ten sposób prowadzenia ksiąg za całkowicie akceptowalny.
Księgi rachunkowe korporacji mogą zawierać dokumenty i zapisy korporacyjne. Mogą to być statuty, statuty, sprawozdania roczne oraz uchwały dyrektorów i wspólników. Mogą również zawierać informacje o przebiegu zgromadzeń akcjonariuszy i dyrektorów, w tym o uzgodnionych działaniach i podjętych uchwałach.
Odejście od standardowej, tradycyjnej procedury sporządzania protokołów może sprawić, że manipulowanie księgami protokołów będzie stosunkowo łatwe. Na przykład trzymanie luźnego segregatora jako księgi minutowej zachęca do manipulacji, ponieważ każdy może po prostu wyjąć stronę i włożyć kolejną stronę do segregatora. Jeśli organizacja woli przechowywać księgę na luźnych kartkach, należy podjąć pewne środki ostrożności, aby zapewnić bezpieczeństwo księgi i zminimalizować możliwości manipulacji.
Aby chronić integralność księgi z luźnymi kartkami, architekci powinni rozważyć wprowadzenie systemu, w którym każda strona minut jest kolejno numerowana. Podobnie poszczególne spotkania powinny mieć przyporządkowane im kolejne numery. Nawet same drobiazgi powinny być ponumerowane. Wreszcie na każdej stronie powinien być wymagany podpis osoby posiadającej uprawnienia, która przeczytała protokół i zweryfikowała jego autentyczność.