Księga rachunkowa zawiera zapisy transakcji dla rachunków handlowych. Systemy księgowe z podwójnym zapisem używane przez organizacje komercyjne obejmują wiele ksiąg lub ksiąg, w tym księgę główną i dziennik główny. Łącznie te księgi są nazywane księgami, co jest skróconym terminem dla ksiąg rachunkowych. Pojedyncza księga rachunkowa może odnosić się do dowolnej z wielu ksiąg wykorzystywanych w procesie księgowania.
Przede wszystkim najczęstsze użycie terminu „księga rachunkowa” odnosi się do księgi głównej używanej w systemach księgowych z podwójnym zapisem. Księga główna zawiera wszystkie konta używane przez organizację wraz z bieżącymi saldami tych kont. Zmiany na tych kontach wymagają wpisów w celu odnotowania transakcji, tworząc bieżący zapis historii finansowej organizacji. Inne typy ksiąg rachunkowych i księgowych obejmują dziennik główny, księgę kosztów i księgę pomocniczą, w zależności od wybranego systemu księgowego. Każda księga pasuje do definicji księgi rachunkowej, chociaż termin ten jest używany w odniesieniu do tych ksiąg rzadziej.
W rachunkowości podwójnej księgi głównej księga główna jest jednym z wielu elementów ewidencji stosowanych w połączeniu z innymi księgami w systemie rachunkowości handlowej. Informacje z księgi głównej przenoszone są do sprawozdania finansowego organizacji na koniec okresu obrachunkowego. Transakcje są rejestrowane, ponieważ odnoszą się do sald kont w księdze głównej, ale te zapisy odzwierciedlają jedynie kredyty lub obciążenia wymienionych kont. Szczegółowe informacje o poszczególnych transakcjach są ewidencjonowane poprzez zapisy księgowe w dzienniku ogólnym.
Księgi rachunkowe, ewidencja domu, pokazujące zmiany na różnych rachunkach handlowych wykorzystywanych przez organizację. Konta te pokazują zmiany sald aktywów, zobowiązań i wydatków. W przypadku księgowania z podwójnym zapisem dziennik ogólny rejestruje określone transakcje dotyczące co najmniej dwóch kont, których to dotyczy, jednego z kredytem, a drugiego z debetem. Nowe saldo konta pobrane z informacji dziennika głównego jest przenoszone do księgi głównej jako wpis podsumowujący.
Przykład może pomóc wyjaśnić, w jaki sposób korzysta się z księgi rachunkowej. Zakup sprzętu biurowego powoduje zmniejszenie środków pieniężnych i wzrost konta aktywów na sprzęt biurowy. Konkretna transakcja, dotknięte konta i zapis dotyczący transakcji gwarantują wpis w oddzielnych wierszach dziennika ogólnego. Zwiększenie lub zmniejszenie na każdym koncie jest następnie przenoszone do głównej księgi rachunkowej, księgi głównej. Na koniec okresu obrachunkowego salda księgi głównej przenoszone są do sprawozdań finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie kapitału własnego.