Różnica między kontami księgi pomocniczej i głównej jest funkcjonalna. Księga główna firmy to księga kont najwyższego poziomu, które tworzą jej system księgowy. Księga pomocnicza jest subkontem konta księgi głównej. Księgi główne rejestrują transakcje w pozycjach pojedynczych w głównych kategoriach kont. Księgi pomocnicze zawierają szczegółowe informacje dotyczące jednej z tych pozycji, tworząc oddzielne minikonto dla pozycji, które może śledzić transakcje specyficzne dla tej pozycji.
Wszystkie firmy są zobowiązane do prowadzenia systemu księgowego przez agencje rządowe. Mniejsze firmy prowadzą księgi, aby organy podatkowe mogły okresowo pobierać podatki od sprzedaży, zatrudnienia i dochodów. Duże korporacje publiczne mają te obowiązki i są również zobowiązane przez rządowych regulatorów papierów wartościowych do prowadzenia systemu księgowego w celu zgłaszania inwestorom sytuacji finansowej korporacji. Chociaż firmy niepubliczne mogą technicznie utrzymywać dowolny system księgowy, który dokładnie odzwierciedla przychody i wydatki, wiele z nich dostosowuje swoje systemy do standardów wyznaczonych przez korporacje publiczne. Korporacje publiczne stosują system księgowania podwójnego zapisu, który jest zgodny ze standardami ustalonymi przez międzynarodowe i krajowe rady rewizyjne standardów rachunkowości.
Księgowość z podwójnym zapisem to system, który śledzi siedem rodzajów kont:
majątek
zadłużenie
dochód
wydatki
Zyski
straty
kapitał własny właściciela
Konta te są zbiorczo nazywane księgą główną. Księga główna obsługuje konta główne należące do siedmiu kategorii kont. Na przykład firmy zazwyczaj mają konta księgi głównej dla środków trwałych, aktywów obrotowych, zobowiązań bieżących, zobowiązań długoterminowych, przychodów ze sprzedaży i kosztów administracyjnych. Zapisy na tych rachunkach są dokonywane przy użyciu notacji debetowych i kredytowych.
Ponieważ konta księgi głównej są kontami najwyższego poziomu, które mogą zawierać składniki podrzędne, księgi pomocnicze są używane do dostarczania szczegółów potwierdzających do pozycji wiersza konta. Konta księgi pomocniczej i głównej mają relację zależną, ale sposób, w jaki dana osoba zarządza tymi dwoma typami kont i wprowadza informacje, jest taki sam. Różnica między kontami pomocniczymi a kontami księgi głównej polega po prostu na sposobie korzystania z kont.
Na przykład hurtownik zwykle prowadzi rachunek przychodów ze sprzedaży. To konto jest kontem księgi głównej najwyższego poziomu, ponieważ zbiera wszystkie informacje o sprzedaży według okresu. Hurtownik prawdopodobnie ma jednak konta klientów, które składają się na dane dotyczące sprzedaży i mogą być wymienione w księdze głównej, umieszczając każdego klienta w osobnym wierszu z całkowitą kwotą sprzedaży dla każdego klienta w ciągu roku. W systemie księgowym do konta sprzedaży księgi głównej mogą być dołączone księgi pomocnicze dla każdego klienta. Poszczególne transakcje, które są specyficzne dla tego klienta, zostaną zarejestrowane na koncie księgi pomocniczej klienta jako szczegół całkowitej kwoty zarejestrowanej w księdze głównej.
Konta księgi pomocniczej i księgi głównej sprawdzają i bilansują się nawzajem. Wiersz księgi głównej, w którym znajdują się szczegóły księgi pomocniczej, nazywa się kontem kontrolnym. Sumowanie transakcji w księdze pomocniczej musi być równe kwocie w odpowiednim wierszu na koncie księgi głównej, aby konta pozostały w saldzie.