Księga płatności to rodzaj ewidencji księgowej, która pomaga śledzić płatności, które są wypłacane w określonych celach. Nie jest niczym niezwykłym, że tego typu księga jest tworzona dla projektu lub wydarzenia, co bardzo ułatwia śledzenie wszystkich wydatków i wydatków związanych z tą konkretną działalnością. W zależności od charakteru wydarzenia lub projektu, księga rachunkowa może służyć jako sposób dokumentowania środków otrzymanych na projekt, jak również wszelkich środków, które są wypłacane w celu zarządzania wydatkami związanymi z działaniem.
Uznawana za podstawowe podejście do prowadzenia ksiąg rachunkowych, księga płatności zwykle skupia się na przyjmowaniu płatności związanych z konkretną działalnością. Na przykład, jeśli uczniowie związani z konkretną klasą zdecydują się sprzedać batoniki w celu zebrania pieniędzy na projekt, istnieje duża szansa, że księga będzie prowadzona przez cały czas trwania zajęć. Szczegóły zawarte w księdze często zawierają nazwisko kupującego, liczbę zakupionych jednostek, łączną kwotę pobraną na zakup, a zwykle nawet adres dostawy kupującego.
Inne przykłady księgi płatności mogą zawierać inne rodzaje danych. W szczegółach można podać takie informacje, jak kwota i numer faktury, sposób płatności użyty do rozliczenia faktury, a nawet data przekazania płatności. W sytuacjach, w których otrzymywane są częściowe wpłaty na rachunek, ta kwota i data płatności prawdopodobnie również zostaną uwzględnione w szczegółach księgi. Podobnie jak w przypadku większości rodzajów dokumentacji księgowej, celem księgi jest dostarczenie dokładnych i zwięzłych informacji o transakcjach finansowych, tak aby istniała stała historia zdarzeń, bez pytań o to, co się wydarzyło i kiedy te zdarzenia miały miejsce.
Złożoność księgi płatności często będzie zależeć zarówno od ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, jak i od wszelkich wytycznych, którymi kieruje się przy tworzeniu i realizacji projektu związanego z czynnością zapisaną w księdze. Oznacza to, że księga płatności prowadzona w celu śledzenia działań związanych z projektem pozyskiwania funduszy przez lokalny dom modlitwy może być nieco uproszczona w porównaniu z księgą prowadzoną przez międzynarodową korporację, która rozpoczyna działalność w nowej miejscowości. Dopóki szczegóły są dokładne i można je zweryfikować za pomocą dokumentacji pomocniczej oraz spełniają wszelkie standardy niezbędne dla danego rodzaju działalności, księga rachunkowa może być bardzo pomocnym środkiem śledzenia transakcji związanych z nakładem pracy.