Księga podatkowa zapewnia miejsce do rejestrowania informacji związanych z podatkami, co ułatwia prowadzenie ewidencji przez cały rok. Może zawierać pola na dochód, odliczenia, płatności na rzecz organów podatkowych i inne dane, które mogą być ważne dla księgowości podatkowej. Korzystanie z księgi rachunkowej może skrócić czas przygotowania podatku i stworzyć ustandaryzowany zapis do wykorzystania w przypadku audytu. Oprogramowanie Ledger może być w stanie generować raporty i łączyć się z innymi programami księgowymi w celu usprawnienia księgowania finansowego.
Podobnie jak inne księgi, księga podatkowa zawiera szereg kolumn zawierających informacje dotyczące transakcji oraz wiersze do rejestrowania każdej transakcji z osobna. Zapisy mogą zawierać datę, kwotę i charakter, a także inne istotne informacje, takie jak klasyfikacja do odnotowania, gdzie odliczenie miałoby miejsce w zeznaniu podatkowym. Informacje dla księgi podatkowej można pobrać bezpośrednio z pokwitowań i rachunków lub z programu, w którym przechowywane są informacje księgowe.
Oprogramowanie może być niezwykle przydatne w przypadku dokumentacji finansowej. Niektóre programy będą komunikować się z kontem bankowym, aby automatycznie pobierać dane transakcji, a także mogą je sklasyfikować na podstawie kategorii przypisanych do starszych transakcji. Informacje dotyczące podatków można umieścić w osobnej księdze podatkowej i zsumować w raportach okresowych. Mogą one zawierać listę odliczeń, płatności i inne istotne informacje dla wygody podatnika lub księgowego.
Dostępne są również księgi papierowe. Wskazane jest, aby wygospodarować czas na ich aktualizację, aby upewnić się, że informacje są jak najbardziej aktualne, oraz aby używać spójnego systemu wprowadzania informacji. Dzięki temu użytkownicy mogą szybko przeglądać księgi w celu zebrania niezbędnych materiałów podczas przygotowywania podatków. Podatnicy mogą przechowywać kopie wraz z innymi dokumentami w celu odniesienia się w przypadku pytań lub problemów z zeznaniami podatkowymi.
Oprócz śledzenia płatności, potrąceń i innych informacji dotyczących podatków osobistych lub biznesowych, księga podatkowa może być również używana do śledzenia podatku od sprzedaży. Firmy są zobowiązane do pobierania podatku od sprzedaży w wielu regionach i mogą prowadzić osobną księgę, aby go śledzić, ponieważ może to być bardzo skomplikowane. Personel może rejestrować transakcje podlegające opodatkowaniu podatkiem od sprzedaży i zebraną kwotę, aby móc je przesłać wraz z wymaganą dokumentacją, kiedy należy zapłacić podatek od sprzedaży. Może to zmniejszyć ryzyko braku płatności lub niewysłania prawidłowej kwoty do rządu.