Księgowość biurowa to proces prowadzenia dokumentacji finansowej dla biura; jest to bardzo podobne do rachunkowości, ale często jest nieco bardziej uproszczone. W przeciwieństwie do księgowych, osoby, które prowadzą księgowość dla biura, często nie muszą posiadać żadnej konkretnej licencji, choć oczywiście doświadczenie w księgowości lub księgowości biznesowej jest bardzo korzystne. Prowadzenie księgowości biurowej wymaga starannej ewidencji wszystkich wydatków, a także wszystkich dochodów, które uzyskuje biuro; zapisy powinny być zawsze aktualizowane i regularnie starannie wyważane, aby upewnić się, że nie popełniono żadnych błędów.
Księgowość biurowa służy do śledzenia wszelkich strat ponoszonych przez firmę, a także zysków osiągniętych w ciągu roku. Informacje te są wykorzystywane przez samą firmę, a także do celów podatkowych. Bardzo ważne jest prowadzenie dokładnej księgowości biurowej dla celów podatkowych, ponieważ determinuje to wysokość podatku, który jest winien biznesowi. Ponadto Urząd Skarbowy może zażądać ewidencji księgowej w celu wyjaśnienia wszelkich rozbieżności w złożonym zeznaniu podatkowym. Jeśli zapisy są niedokładne, może to prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Informacje zawarte w ewidencji księgowej urzędu obejmują wszystkie transakcje, jakie posiada urząd. Obejmuje to transakcje gotówkowe, czekowe lub kartą kredytową z klientami; wypłaty wynagrodzeń dla pracowników; wszelkie płatności dokonywane na rzecz sprzedawców, którzy dostarczają przedmioty do biura; dzienna sprzedaż lub dochód; oraz wszelkie inne transakcje finansowe, które mają miejsce. Sposób prowadzenia ksiąg będzie z pewnością różny w różnych urzędach, w zależności od charakteru prowadzonej działalności, ale najlepiej jest wypracować jasną metodę, którą wszyscy zrozumieją, a następnie się jej trzymać.
Istnieje kilka różnych sposobów prowadzenia księgowości biurowej. Niektóre biura zatrudniają księgowego wyłącznie do wykonywania tej pracy, a niektóre zatrudniają księgowego, jeśli finanse są bardziej skomplikowane. Niektóre biura przejmą odpowiedzialność wielu różnych pracowników i będą prowadzić ewidencję księgową za pomocą programu komputerowego. Każda z tych metod może działać, ale znowu dokładność ma ogromne znaczenie przy rozważaniu praktyk księgowych w biurze. Ewidencja księgowa może być następnie zbadana przez właściciela firmy lub kierownika w celu określenia obszarów, w których można zmniejszyć wydatki lub gdzie należy wprowadzić inne zmiany.