Nota ubezpieczeniowa to oświadczenie prawne z agencji ubezpieczeniowej wykazujące, że ochrona została rozpoczęta, mimo że ubezpieczony nie otrzymał jeszcze formalnej polisy. Służy jako dowód ubezpieczenia w przypadkach, w których jest to wymagane, a także działa jako zabezpieczenie dla ubezpieczonego. Po otrzymaniu formalnej polisy zostanie dołączona dodatkowa dokumentacja zastępująca notę przewodnią.
Klasycznym przykładem sytuacji, w której dana osoba może potrzebować oświadczenia przewodniego, jest sprzedaż samochodów. Dobrym pomysłem jest ubezpieczenie samochodu zaraz po zakończeniu umowy, na wypadek gdyby kierowca w drodze do domu lub wkrótce po zakupie uległ wypadkowi. W przypadku kierowców, którzy zamierzają wykorzystać pożyczki do sfinansowania zakupu, pożyczkodawca zwykle nie udzieli pożyczki bez dowodu ubezpieczenia, a kierowca będzie musiał przedstawić oświadczenie o ubezpieczeniu, aby wykazać, że ma wykupioną polisę. Firma ubezpieczeniowa może otworzyć polisę przez telefon, aby ubezpieczyć kierowcę, zanim opuści parking.
Nota przewodnia zawiera wszystkie podstawowe informacje dotyczące polisy, w tym imię i nazwisko ubezpieczonego, numer polisy i rodzaj polisy. Zawiera listę wszystkich beneficjentów, a także dane kontaktowe agenta ubezpieczeniowego i firmy. Kierowcy mogą mieć przy sobie notatki ubezpieczeniowe do przedstawienia policji lub innym organom, które żądają dowodu ubezpieczenia, a formularz musi być akceptowany jak zwykła karta ubezpieczeniowa, o ile informacje o dacie wskazują, że jest ona aktualna.
Firmy ubezpieczeniowe drukują datę ważności na dokumencie przewodnim, zwykle 15 dni po jego wystawieniu. Jeśli ubezpieczony zdecyduje się odrzucić lub anulować polisę, nie będzie mógł użyć noty do fałszywego roszczenia dowodu ubezpieczenia, ponieważ data wygaśnięcia jest już przeterminowana. Korzystanie z polisy ubezpieczeniowej, która została anulowana, jest formą oszustwa ubezpieczeniowego i może wiązać się z karami prawnymi.
Ubezpieczone strony powinny zachować swoje oświadczenia ubezpieczeniowe nawet po otrzymaniu formalnych informacji o polisie na wypadek późniejszego sporu dotyczącego rozpoczęcia ubezpieczenia. Notatka przewodnia wskaże datę wejścia w życie polisy i może pomóc w ustaleniu, czy zdarzenie było objęte ubezpieczeniem. Stara dokumentacja ubezpieczeniowa może być również przydatna do śledzenia wysokości wydatków na ubezpieczenie lub do porównywania warunków między nowymi a starymi polisami. Możliwe jest również zażądanie duplikatu w przypadku zagubienia lub uszkodzenia oryginału.