Lista dostawców to grupa osób lub firm, których firma używa do kupowania towarów i usług. W przeciwieństwie do listy klientów, ta lista pokaże wszystkich dostawców, którym firma regularnie płaci pieniądze w celu otrzymania produktów i usług potrzebnych do prowadzenia działalności. W przypadku korzystania z oprogramowania księgowego lista ta zostanie umieszczona w programie wraz z przypisanym do niej numerem, aby księgowy lub księgowy mógł śledzić zaległe i spłacone długi. Zwykle jest to grupa, którą właściciel lub wiodący kierownik zatwierdził do użytku i w tym przypadku termin „lista zatwierdzonych dostawców” wchodzi w grę.
Lista zatwierdzonych dostawców pokazuje główne osoby lub firmy, z których firma korzysta regularnie i które zostały wybrane jako preferowane, przez które przechodzą jako pierwsze, co jest powszechnie nazywane listą preferowanych dostawców. Oczywiście, gdy głównemu dostawcy czegoś nie ma w magazynie lub zbytnio podniósł ceny, zamiast tego można wybrać innych dostawców z listy. Są to dostawcy zapasowi i są używane tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Wraz z pojawieniem się nowych pozycji i wejściem w życie zmian cen, kontakty te mogą zmienić się z podstawowego na drugorzędny i na odwrót.
Inny zestaw kontaktów, które mogą być wymienione na liście dostawców, to kontrahenci, którzy są wykorzystywani do napraw i usług. Te osoby lub firmy będą miały oddzielne numery, aby księgowy mógł odróżnić dostawców towarów i usług. Ponieważ jednak firma wypłaca pieniądze za te usługi specjalistyczne, nadal są oni uważani za dostawców i dlatego zostaną umieszczeni na liście, aby można było wyszczególnić usługi i naprawy, które świadczą.
Chociaż wiele osób uważa, że lista klientów jest osobną sekcją na liście, prawda jest taka, że są oni zupełnie inni. Sprzedawca to osoba lub podmiot, któremu firma płaci za usługi i towary. Klient to taki, który płaci firmie z tych samych powodów. Lista dostawców będzie zawierała tylko osoby, którym firma płaci pieniądze, podczas gdy osoby lub firmy, od których otrzymują pieniądze, będą przechowywane na zupełnie innej liście i zostaną wprowadzone do oddzielnej sekcji oprogramowania księgowego, jeśli takie istnieją jest używany.