Wydatki na złe długi to wszelkiego rodzaju wydatki, które firma ponosi, gdy próbuje odzyskać należności, które są znacznie przeterminowane. Wraz z uwzględnieniem samej kwoty nieściągalnego długu, liczba ta prawdopodobnie obejmie również wydatki związane z wysiłkiem windykacyjnym. Wydatki na złe długi mogą obejmować czas i zasoby wydane na wysyłanie przeterminowanych zawiadomień, naliczanie zaległych opłat do zaległego salda oraz wszelkiego rodzaju opłaty związane z próbami odzyskania nieściągalnego długu za pośrednictwem systemu sądowego.
Wiele firm dostrzega możliwość, że część należności pozostanie nieodebrana. Z tego powodu nie jest niczym niezwykłym, że firma umieszcza sekcję lub pozycję w ewidencji księgowej, która jest znana jako rezerwa na wątpliwe konta. Często saldo to jest obliczane jako procent łącznych niespłaconych należności za podany okres. Niektóre firmy umieszczają określone konta klientów w tej kategorii, w oparciu o historię powolnych płatności lub wiadomości w społeczności biznesowej dotyczące zbliżających się problemów finansowych klienta. Dopuszczenie do pewnego stopnia wydatków na złe długi pomaga zminimalizować ryzyko, że firma może znaleźć się w zapaści przepływów pieniężnych i nie będzie w stanie terminowo wywiązać się z własnych zobowiązań dłużnych.
Śledzenie wydatków na złe długi jest ważne z kilku powodów. Po pierwsze, proces pozwala firmie określić, jaka część jej zasobów jest przeznaczona na działania windykacyjne. Obejmuje to czas personelu, koszty administracyjne oraz koszty związane z outsourcingiem windykacji. Gdy firma stwierdzi, że na spłatę nieściągalnego długu wydaje nadmierną sumę pieniędzy, oczywiste jest, że należy dokonać zmian w procedurach oceny zdolności kredytowej nowych klientów, a także okresowej oceny stanu kredytowego istniejąca klientela.
Innym powodem, dla którego warto śledzić wydatki na złe długi, są ulgi podatkowe. W niektórych krajach federalne agencje podatkowe umożliwiają firmom ubieganie się o odliczenie od wszelkich nieściągalnych długów zaciągniętych w określonym okresie podatkowym. Ta ulga podatkowa ma zwykle postać procentu złego długu lub maksymalnej dozwolonej kwoty, w zależności od tego, która z tych wartości jest mniejsza. W zależności od okoliczności liczba ta może wystarczyć, aby zmniejszyć ogólne obciążenie podatkowe firmy, co pomaga zrekompensować większą część strat, które firma poniosła w wyniku nieściągalnego długu.
Firmy na ogół powoli deklarują zaległe salda na rachunkach klientów jako złe długi. Celem jest praca z klientami mającymi problemy z przepływem środków pieniężnych i dokonywanie ustaleń dotyczących płatności, które ostatecznie prowadzą do pełnego rozliczenia rachunków. Gdy wszelkie uzasadnione wysiłki w celu zarządzania tym procesem zawiodą, pierwotne saldo, wszelkie kary i odsetki zastosowane do tego salda oraz wszelkie możliwe do zidentyfikowania wydatki związane z działaniami windykacyjnymi można zaliczyć do kosztów nieściągalnych należności.