Nota debetowa, znana również jako nota debetowa, jest rodzajem dokumentu księgowego, który służy do identyfikowania kwoty obciążającej konto klienta. W niektórych przypadkach notatka jest dokumentem wewnętrznym, który umożliwia prowadzenie rejestru opłat na koncie, które nie zostały jeszcze zafakturowane. W innych przypadkach nota debetowa pełni funkcję zbliżoną do faktury, pozwalając klientowi na wykorzystanie dokumentu jako podstawy do dokonania płatności.
W przypadku użycia jako dokumentu wewnętrznego nota debetowa może służyć do naliczania opłat na konto klienta, które nie zostały jeszcze zafakturowane. Może to obejmować bieżące użycie, które miało miejsce od ostatniego zestawienia rozliczeniowego. Po rozpoczęciu procesu przygotowywania faktury za ostatni zamknięty okres wszystkie notatki utworzone od ostatniej daty zamknięcia zostaną wykorzystane jako dokumentacja do obsługi pozycji na nowej fakturze. Podczas gdy w przeszłości nota debetowa była przechowywana tylko w formie papierowej, obecnie niektóre systemy oprogramowania księgowego umożliwiają tworzenie notatek elektronicznych, do których można uzyskać dostęp i wykorzystać do wypełnienia szczegółów faktury klienta.
Jako dokument zastępczy dla faktury, nota obciążeniowa może służyć do korekty salda należnego na rachunku w przypadku, gdy wcześniej poniesione obciążenie zostało z jakiegoś powodu pominięte na tej fakturze. Na przykład, jeśli specjalna cena rozszerzona na klienta na podstawie umowy wygaśnie, a szczegóły w systemie rozliczeniowym nie zostaną zaktualizowane, możliwe jest, że okres rozliczeniowy zostanie naliczony według starszych i nie obowiązujących już stawek, a nie według standardowe stawki za dostarczone towary i usługi. W takim przypadku firma może zdecydować się na wystawienie noty debetowej i przesłanie kopii do klienta, dostosowując saldo należne na tej fakturze i prosząc o przekazanie pozostałej płatności w określonym czasie.
Podobnie jak nota kredytowa jest często używana do dokonywania pewnego rodzaju korekty salda należnego na koncie klienta poprzez usunięcie części skumulowanych opłat, nota debetowa może być używana jako mechanizm dodawania opłat, które zostały określone w celu zastosowania do tego klienta. Faktyczne szczegóły notatki będą się różnić w zależności od polityki firmy i stopnia przestrzegania ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, ale dokument prawdopodobnie będzie zawierał wszystkie informacje niezbędne do ostatecznego utworzenia pozycji na fakturze. Ponadto szczegóły noty debetowej wystarczą do prześledzenia historii transakcji od momentu naliczenia opłaty aż do daty wystawienia faktury.