Korporacyjne zamówienie zakupu (PO) to dokument wysyłany przez korporację do dostawcy produktów lub usług. Określa dokładnie, co jest kupowane i za jaką cenę. Gdy dostawca otrzyma i zaakceptuje zamówienie zakupu, działa ono jako umowa między korporacją a dostawcą. Zamówienia korporacyjne jasno określają między stronami, czego się oczekuje i ile to będzie kosztować.
Zamówienia zakupu to nie tylko metody składania zamówień. W większości korporacji zlecenie zakupu jest pierwszym krokiem w procesie księgowym. Wystawienie zamówienia zazwyczaj jest wykonywane przez dział księgowości i tworzy ewidencję rozrachunków z dostawcami. Tworzy również urządzenie do śledzenia zaległych zamówień. W korporacjach, które dokonują setek lub tysięcy zakupów miesięcznie, staje się to niezbędnym mechanizmem śledzenia.
Z punktu widzenia dostawcy firmowe zamówienie zakupu zapewnia przejrzystość i mechanizm księgowania. Otrzymanie korporacyjnego zamówienia zakupu nie tylko daje dostawcy pisemną umowę z kupującym, ale także staje się pierwszym krokiem w tworzeniu śladu należności. Te zamówienia zakupu są ważne przy próbie uzyskania finansowania lub pożyczki biznesowej, ponieważ dostawca dokumentuje, ile pieniędzy napłynie do firmy i kiedy oczekuje się ich otrzymania.
Typowe elementy korporacyjnego zamówienia zakupu obejmują datę; numer zamówienia; imię i nazwisko, adres i dane telefoniczne obu stron; oraz opis towarów i usług wraz z cenami i sumami. Zarówno dla kupującego, jak i sprzedającego numer PO staje się głównym mechanizmem śledzenia wszystkich zamówień złożonych między nimi.
Odmianą korporacyjnego zamówienia zakupu jest zlecenie stałe, które tworzy zamówienie w określonym czasie. Pozwala to na udzielanie rabatów ilościowych na produkty lub usługi, które nie muszą być dostarczane w całości na raz. Tego typu zamówienia zakupu zazwyczaj dotyczą produktów lub usług, które są dostarczane okresowo w ciągu roku. Na przykład, zlecenie zakupu może zostać wystawione na comiesięczną dostawę materiałów papierniczych lub kwartalną konserwację klimatyzatora.
Dla mniejszych korporacji tworzenie procesu zamówienia może wydawać się przesadą, ale po jego prawidłowym wykonaniu oszczędza czas i pieniądze. Daje kupującym i sprzedającym numer PO, który ułatwia śledzenie zamówień. Tworzy również dokument prawny między obiema stronami, który gwarantuje kupującemu wynegocjowaną cenę i daje sprzedawcy dokument, który prawnie uprawnia go do należnych środków.