Okres konwersji gotówki to czas, który upływa od momentu sprzedaży towaru lub usługi do faktycznego otrzymania gotówki za sprzedany produkt. W zakresie tego okresu mieści się proces zakupu produktu przez klienta, czas potrzebny na przygotowanie i wysłanie faktury do klienta oraz czas potrzebny na dokonanie płatności przez klienta i zarejestrowanie jej przez odbiorcę dział należności w księgach rachunkowych spółki. Jedna szkoła myśli nieco dalej, biorąc pod uwagę, że punktem wyjścia jest moment, w którym sprzedawca inicjuje kontakt z klientem, który prowadzi do sprzedaży, chociaż nie zawsze jest to brane pod uwagę.
Ideą identyfikacji okresu konwersji gotówki jest zorientowanie się, ile czasu ma miejsce między wykorzystaniem zasobów firmy, a momentem, w którym firma faktycznie otrzymuje zwrot z tych wysiłków. Zidentyfikowanie elementów lub zdarzeń, które mają miejsce w tym okresie, umożliwia opracowanie rozsądnego harmonogramu i dobre wyobrażenie o tym, kiedy najprawdopodobniej zostanie przekazana płatność, co pozwala firmie wykorzystać te zebrane przychody. Jednocześnie identyfikacja i ocena każdego procesu zachodzącego w okresie konwersji gotówki może często pomóc w znalezieniu sposobów przyspieszenia otrzymania płatności, skracając czas między sprzedażą a otrzymaniem gotówki związanej z tą sprzedażą.
Kilka elementów wchodzi w każdy okres konwersji gotówki. Zwykle zaczyna się to od rozszerzenia cen na klienta. Po akceptacji wyceny następuje złożenie zamówienia. Następnie proces przechodzi do realizacji zamówienia, która może obejmować wyprodukowanie zamówionych pozycji, zorganizowanie wysyłki do klienta i ostatecznie dostawę tego zamówienia. Stamtąd adresowane jest fakturowanie zamówienia, z wystawioną i przekazaną klientowi fakturą, z określonymi warunkami płatności. Ostatnia faza okresu konwersji gotówki skupia się na otrzymaniu i zaksięgowaniu płatności, przy czym data księgowania jest używana jako data zamknięcia okresu.
Oceniając ilość czasu potrzebnego na pomyślne zakończenie każdego zdarzenia związanego z okresem konwersji gotówki, firma może czasami skrócić czas trwania tego okresu i uzyskać dostęp do gotówki z transakcji raczej wcześniej niż później. Na przykład, jeśli proces produkcyjny można udoskonalić, aby skrócić czas potrzebny do wyprodukowania towarów do wysyłki, będzie to miało wpływ na czas trwania okresu konwersji gotówki. Podobnie, jeśli proces fakturowania można usprawnić tak, aby klient otrzymał fakturę wcześniej, sprzyja to szybszej realizacji płatności. Nawet drobne rzeczy, takie jak oferowanie klientowi rabatu za wcześniejszą płatność lub zorganizowanie płatności dokonywanej drogą elektroniczną zamiast wycinania i wysyłania czeku, często pomagają skrócić ten okres i pozwalają firmie cieszyć się bardziej przyjemnym przepływem środków pieniężnych.