Dla każdego, kto jest odpowiedzialny za nadzór nad utrzymaniem i utrzymaniem nieruchomości komercyjnych i mieszkaniowych, oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami jest niezbędnym narzędziem. Zapewnienie możliwości śledzenia wszystkich aspektów opieki nad nieruchomością, w tym prowadzenia dokładnych rejestrów najemców, jest znacznie łatwiejsze dzięki użyciu tego oprogramowania. Oto kilka przykładów funkcji zawartych w prawie każdym typie oprogramowania do zarządzania nieruchomościami dostępnym obecnie na rynku.
Począwszy od podstawowych funkcji inwentaryzacji, oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami zapewnia możliwość zachowania pełnych opisów każdej z wynajmowanych nieruchomości biorących udział w działalności. Zarządcy nieruchomości mają możliwość segregowania czynszów według rodzaju, np. komercyjne i mieszkaniowe. Klasyfikacje zarządzania nieruchomościami można również tworzyć przy użyciu lokalizacji, grupując różne nieruchomości w grupy klastrów, które właściciel może skonfigurować w oprogramowaniu. Właściciele i zarządcy mają również możliwość grupowania nieruchomości na podstawie stawek miesięcznych.
Oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami umożliwia menedżerowi tworzenie indywidualnych profili dla każdej jednostki w ramach danej nieruchomości. Na przykład większość pakietów oprogramowania do zarządzania nieruchomościami umożliwia użytkownikowi nie tylko opis wymiarów przestrzeni, ale także takie szczegóły, jak rodzaj i kolor dywanu, kolor ściany, wszelkie specyfikacje dotyczące drzwi i okien, listwy ozdobne i urządzenia dołączone do jednostki. Obrazy cyfrowe można również przesyłać i przechowywać w oprogramowaniu do zarządzania nieruchomością, dzięki czemu bardzo łatwo można uzyskać solidny zapis stanu lokalu w momencie, gdy obecny najemca po raz pierwszy go wynajął.
Wraz z inwentarzem fizycznym wiele pakietów oprogramowania do zarządzania nieruchomościami zawiera miejsce do zapisywania profili najemców. Mogą to być nazwy firm lub osób, raporty kredytowe, kopie korespondencji do i od najemcy, zwyczaje dotyczące płatności oraz wszelkie inne informacje, które właściciel uzna za niezbędne do prawidłowego zarządzania nieruchomością.
Raporty, które uzyskują dostęp do informacji, można łatwo tworzyć i drukować w razie potrzeby w celu przeglądu umowy najmu lub przetwarzania eksmisji. Wiele pakietów oprogramowania nieruchomości pozwala właścicielom skanować dokumenty otrzymane od najemców i przesyłać je również do przechowywania. Pomaga to zapewnić kompletną i stałą dokumentację, do której można się odnieść w przypadku sporu dotyczącego tego, co wydarzyło się w trakcie relacji biznesowej.
Wśród innych funkcji większości pakietów oprogramowania do zarządzania nieruchomościami jest możliwość tworzenia szablonów różnych formularzy, umów najmu i dzierżawy oraz pism, które są powszechnie używane podczas zarządzania nieruchomościami. Spersonalizowane dokumenty można tworzyć za pomocą szablonów, a następnie zapisywać w odpowiednim pliku. Szablony mogą zaoszczędzić dużo czasu, jeśli chodzi o generowanie spóźnionych zawiadomień, zawiadomień końcowych, zawiadomień o eksmisji, a nawet ogólnych zawiadomień dla najemców.
Niektóre systemy oprogramowania do zarządzania nieruchomościami umożliwiają interakcję z kontami bankowymi, co pozwala na automatyczne transakcje. Transakcje te mogą obejmować otrzymywanie płatności za wynajem, a także dokonywanie płatności na rzecz dostawców. Wiele pakietów do zarządzania nieruchomościami pozwoli również na łatwe śledzenie otwartych zleceń pracy, z funkcjami przypominania, aby powiadomić właściciela, kiedy szybko zbliża się termin realizacji zlecenia.
Dostępne są różne formy oprogramowania do zarządzania nieruchomościami dla osób, które zarządzają kilkoma nieruchomościami, aż po duże firmy zajmujące się nieruchomościami, które zarządzają dużą liczbą nieruchomości dla różnych klientów. Bez względu na to, jak mało lub ile nieruchomości jest pod Twoją kontrolą, istnieje forma oprogramowania do zarządzania nieruchomościami, które ułatwi Ci zadanie.