Oprogramowanie do zarządzania wynajmowanymi nieruchomościami to oprogramowanie, które ma na celu ułatwienie zarządzania wynajmowanymi nieruchomościami. Nawet jedna nieruchomość na wynajem może być wyzwaniem w zarządzaniu, a dla osób zajmujących się wieloma lokalami, zwłaszcza nieruchomościami komercyjnymi, śledzenie najemców, wydatków, kwestii podatkowych i tak dalej może być skomplikowane. Wiele firm produkuje oprogramowanie, które można wykorzystać do zarządzania wynajmowanymi nieruchomościami, w tym darmowe programy, które mogą być zaskakująco wydajne, a także można kupić oprogramowanie, które integruje inne rodzaje produktów finansowych, takie jak oprogramowanie do finansów osobistych.
Jako minimum, oprogramowanie do zarządzania wynajmem nieruchomości skutecznie tworzy elektroniczną księgę, która może być używana do śledzenia przychodzących czynszów i wydatków związanych z nieruchomościami, takich jak spłaty kredytu hipotecznego, podatki od nieruchomości, ubezpieczenie nieruchomości, opłaty za sprzątanie i naprawy. Baza danych jest zwykle zaprojektowana tak, aby można ją było łatwo przeszukiwać, aby właściciele lokali mogli identyfikować późne czynsze i śledzić ogólne wydatki, takie jak naprawy; może to być przydatne w czasie podatkowym, ponieważ właściciel oblicza odliczenia lub przekazuje informacje księgowemu, a także może być przydatne do śledzenia, kiedy rutynowa konserwacja była ostatnio wykonywana oraz czy poszczególni najemcy wydają się być powiązani z większymi wydatkami na naprawy i usługi .
Ludzie mogą również używać oprogramowania do zarządzania wynajmowanymi nieruchomościami do tworzenia bazy danych najemców, która zawiera informacje o najemcach, które mogą być przydatne, takie jak dane kontaktowe w nagłych wypadkach, pełna lista wszystkich osób uprawnionych do zamieszkania w określonym miejscu zamieszkania, informacje identyfikujące zwierzęta domowe, wprowadzone ulepszenia do lokalu przez najemców, zdjęcia lokalu przed wprowadzeniem się, które można wykorzystać podczas kontroli wyprowadzkowej i tak dalej. Baza danych może również zawierać informacje o umowach najmu, kaucjach pobranych od najemców itp., ułatwiając właścicielom śledzenie ważnych danych. Informacje te mogą być przydatne dla właścicieli i mogą być niezwykle cenne w sytuacjach awaryjnych, takich jak zawalenie się budynku, trzęsienie ziemi lub sytuacja cywilna, w których baza danych może pomóc służbom ratunkowym.
Oprogramowanie do zarządzania wynajmowanymi nieruchomościami może być również używane do śledzenia rutynowych potrzeb konserwacyjnych. Może wydawać monity i przypomnienia, gdy zbliża się termin konserwacji, a wynajmujący mogą go używać do prowadzenia notatek o usługodawcach, aby wiedzieli, do kogo zadzwonić, gdy nadejdzie nagły wypadek. Oprogramowanie może również śledzić pracowników, takich jak nadzorcy budynków, ekipy sprzątające i tak dalej. Jeśli właściciele zgodzili się na zobowiązania związane z nieruchomościami komercyjnymi, takie jak sprzątanie poczekalni, oprogramowanie może upewnić się, że zobowiązania te są spełnione, aby właściciel miał pewność, że jego koniec umowy jest wstrzymany.
Organizacja może pomóc właścicielom w efektywniejszym i wydajniejszym zarządzaniu nieruchomościami, a także często poprawia jakość usług dla najemców. Wiele produktów oprogramowania do zarządzania wynajmowanymi nieruchomościami zostało zaprojektowanych tak, aby były wysoce elastyczne, aby sprostać potrzebom różnych właścicieli i sytuacji, od właścicieli, którzy akceptują pracę na wynajem, po firmy próbujące zarządzać budynkiem z tysiącami jednostek, w tym mieszanymi komercyjnymi i mieszkaniowymi nieruchomości.