Oprogramowanie do zarządzania wiedzą to narzędzie lub zestaw narzędzi służący do elektronicznego gromadzenia, organizowania, udostępniania i przeglądania informacji biznesowych wśród różnych użytkowników. Koncepcja zarządzania wiedzą (KM) rozwinęła się w latach 1990. XX wieku, gdy firmy zmagały się ze skutecznymi sposobami zarządzania informacjami biznesowymi i ich wyszukiwania. Opracowano korporacyjne systemy zarządzania treścią wraz ze specjalnym oprogramowaniem do zarządzania wiedzą, aby ułatwić gromadzenie i dystrybucję wiedzy. Obecnie istnieją setki różnych narzędzi oprogramowania KM, z których każde jest przeznaczone dla określonego rodzaju działalności.
Różne grupy, takie jak obsługa klienta, informatyka (IT), handel detaliczny, nauka, inżynieria, rząd i edukacja, mogą potrzebować specjalistycznego oprogramowania do zarządzania wiedzą. Na przykład niektóre oprogramowanie KM zarządza informacjami o klientach lub klientach, aby poprawić sprzedaż i obsługę klienta. Inny typ może gromadzić informacje o umiejętnościach, talentach, wykształceniu i szkoleniach biznesowych pracowników, aby wykorzystać wiedzę specjalistyczną, która mogła pozostać niezauważona w przeszłości. Niektóre narzędzia zarządzają przepływem pracy, zapewniają szkolenia lub standaryzują procesy za pomocą szczegółowych instrukcji lub podręczników.
Zarządzanie wiedzą rozpoczyna się od procesu gromadzenia dostępnych informacji. Dokumenty papierowe, wiadomości e-mail, pliki .pdf lub edytory tekstu, rysunki lub grafiki, treści internetowe, dokumenty odręczne, mikrofilmy lub mikrofisze oraz pliki cyfrowe są możliwymi danymi wejściowymi. Wiedza eksperta w danej dziedzinie może być również spisana i dodana do bazy wiedzy. Specjalne narzędzia mogą konwertować różne dane wejściowe do standardowego formatu i poprawiać jakość powstałej dokumentacji. Wynikowy zestaw wiedzy jest zwykle przechowywany w potężnej bazie danych.
Po zebraniu informacji do zarządzania informacjami wykorzystywane są inne narzędzia programowe do zarządzania wiedzą. Dokumenty i pliki można łączyć, indeksować i kategoryzować, dzięki czemu można je łatwo skanować i uzyskiwać do nich dostęp za pomocą narzędzi do wyszukiwania. Niektóre informacje mogą wymagać kontroli wersji, dzięki czemu użytkownicy mogą korzystać tylko z najbardziej aktualnych informacji, podczas gdy poprzednie wersje są archiwizowane. Narzędzia KM umożliwiają wielu użytkownikom współpracę przy tworzeniu informacji oraz zarządzaniu procesem przeglądu i zatwierdzania. Inne funkcje mogą obejmować kontrolę dostępu, możliwości archiwizacji i wyszukiwania oraz konwersję do różnych typów danych wyjściowych.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania wiedzą przynosi wiele korzyści biznesowych. Zmniejsza to potrzebę firm do obsługi i przechowywania dużych ilości papieru lub akt w różnych formatach o różnych wymaganiach dotyczących przechowywania. Informacje można wyszukiwać szybciej, z szerszej gamy źródeł i można je łatwiej udostępniać i kontrolować. Narzędzia KM umożliwiają użytkownikom zbieranie informacji o informacjach, takich jak metryki, produktywność, powtarzające się lub typowe problemy oraz podziały przepływu pracy. Z tych powodów oprogramowanie do zarządzania wiedzą stale zyskuje na popularności, złożoności i praktycznym zastosowaniu.