Zanim wybierzesz oprogramowanie do zarządzania wiedzą typu open source, konieczne jest określenie, które rozwiązania najlepiej poprawią wydajność i produktywność w Twojej organizacji. Dla wielu profesjonalistów najlepszym sposobem na znalezienie rozwiązania jest skorzystanie z pomocy analityka biznesowego lub specjalisty ds. zarządzania wiedzą. Ci specjaliści mogą używać danych, które odzwierciedlają stan Twojej organizacji, a także perspektywy rynkowe lub branżowe, aby określić, czego Twoja organizacja potrzebuje, aby odnieść większy sukces. Gdy zrozumiesz, w jaki sposób Twoja organizacja może skorzystać z oprogramowania do zarządzania wiedzą typu open source, dobrym pomysłem może być rozważenie takich czynników, jak funkcje różnych programów, kompatybilność i użyteczność.
Oprogramowanie do zarządzania wiedzą to dowolny program komputerowy, który umożliwia członkom organizacji przechowywanie, dostęp i udostępnianie odpowiednich informacji. Systemy te mogą być również znane jako systemy zarządzania dokumentami lub treścią. Gdy oprogramowanie jest oprogramowaniem typu open source, jego kod jest udostępniany publicznie, często bezpłatnie.
Podstawowym celem zarządzania wiedzą jest pomoc menedżerom i kadrze kierowniczej w wykorzystywaniu inteligencji do podejmowania bardziej świadomych decyzji biznesowych. Równie ważnym celem zarządzania wiedzą jest pomoc wszystkim członkom organizacji w dzieleniu się informacjami, które mogą poprawić ich wyniki. Z tego powodu wybór oprogramowania do zarządzania wiedzą o otwartym kodzie źródłowym powinien zależeć od obszarów, w których chciałbyś uzyskać poprawę. Osoby, które chciałyby na przykład usprawnić zarządzanie zapasami, powinny wybrać oprogramowanie, które udostępnia użytkownikom szablony i funkcje ułatwiające śledzenie zasobów i monitorowanie wymagań produkcyjnych.
Po znalezieniu oprogramowania do zarządzania wiedzą typu open source, które odpowiada Twoim potrzebom, możesz zawęzić wybór według wymagań dotyczących zgodności. Zwróć uwagę, jakich systemów operacyjnych wymagają programy. Wielu profesjonalistów może skorzystać z oprogramowania, do którego mają dostęp z urządzeń mobilnych. W takim przypadku upewnij się, że programy, które rozważasz, są dostępne jako aplikacje mobilne.
Użyteczność może być bardzo ważnym czynnikiem przy wyborze najlepszego oprogramowania do zarządzania wiedzą typu open source. Idealnie, system zarządzania wiedzą powinien zawierać interfejsy, z których każdy członek organizacji może korzystać bez intensywnego szkolenia. Ponieważ dostęp do oprogramowania typu open source jest często bezpłatny, warto przetestować kilka interfejsów, aby określić, który z nich może być najłatwiejszy do nauczenia się pracowników. Pamiętaj jednak, że szkolenia są ważnym elementem wdrażania systemu zarządzania wiedzą, więc powinieneś spodziewać się, że członkowie Twojej organizacji mogą przejść pewne instrukcje.