Oszustwo związane z zakupami odnosi się do naruszeń procedury przetargowej, gdy prywatne firmy zabiegają o zamówienia od agencji publicznych. Obejmuje to nadmierne opłaty za materiały lub robociznę, niekonkurencyjne procesy przetargowe, konflikty interesów oraz dostarczanie wadliwych materiałów. Ten rodzaj oszustwa uniemożliwia instytucjom publicznym uzyskiwanie towarów lub usług po możliwie najniższych kosztach.
Oszustwo może wystąpić podczas procesu przygotowania oferty, jeśli koszty są zawyżone lub gdy zapytanie ofertowe daje przewagę pewnej firmie. Agencje publiczne zazwyczaj umieszczają reklamy w celu pozyskania ofert od konkurencyjnych firm. Gdy błędy w planowaniu lub budżetowaniu osłabiają konkurencję, można to uznać za oszustwo związane z zakupami. Oszustwo może również wystąpić, gdy pracownik państwowy przekazuje danemu dostawcy poufne informacje.
Oszustwa związane z zakupami mogą również wystąpić podczas procesu selekcji, zazwyczaj gdy oferowane są łapówki lub prowizje w zamian za przyznanie kontraktu określonej firmie. Pracownicy rządowi często oceniają złożone oferty, aby ocenić, która firma może świadczyć usługi w najlepszej cenie. Zasady obowiązujące w niektórych agencjach publicznych wymagają dwóch lub więcej osób podczas procesu rozpatrywania ofert, aby zapewnić uczciwość.
Pracownicy publiczni mogą popełnić oszustwo w zakresie zamówień publicznych poprzez oszustwo. Mogą podzielić towary lub usługi na dwie oddzielne umowy, aby uniknąć formalnego procesu zatwierdzania. Organy publiczne, które nadzorują wydatki, zazwyczaj ustalają próg zatwierdzenia umowy powiązany z określoną kwotą pieniężną. Jeśli pracownik celowo podzieli zlecenie, aby uniknąć kontroli, może zostać oskarżony o tego rodzaju oszustwo.
Dostawcy mogą również oszukiwać opinię publiczną podczas procedury przetargowej lub po udzieleniu zamówienia. Zmowy przetargowe mają miejsce, gdy firmy spiskują w celu złożenia wysokich ofert, które dają jednej firmie przewagę. Wykonawca, który wygra przetarg, może zgodzić się na wysłanie prac podwykonawczych do konkurenta, który złoży wysoką lub niedopuszczalną ofertę. Te spiski sprawiają wrażenie konkurencyjnej licytacji, gdy jej nie ma.
Inna forma oszustwa przy zamówieniach ma miejsce, gdy wykonawca zawyża koszty materiałów lub fałszuje dokumenty przedłożone na poparcie tych kosztów. Gdy firma pobiera opłaty za niewykonaną pracę lub niedostarczone materiały, oznacza to oszustwo. W niektórych przypadkach wykonawca może zastąpić wadliwe lub gorsze produkty, aby zwiększyć zyski. Niektóre agencje publiczne proszą o dokumentację potwierdzającą wykorzystanie niektórych materiałów i ich koszt.
Kontrolowanie oszustw związanych z zakupami w sytuacji awaryjnej jest zazwyczaj trudniejsze. W przypadku wystąpienia klęski żywiołowej agencjom publicznym zwykle brakuje czasu na ubieganie się o konkurencyjne oferty i postępowanie zgodnie z normalną procedurą przy przyznawaniu kontraktów. W niektórych przypadkach może istnieć jedyne źródło usług, których agencja potrzebuje w nagłych wypadkach, co eliminuje możliwości konkurowania.