Otwarta rejestracja online może odnosić się do wielu różnych rzeczy, ale często wiąże się z rejestrowaniem się w pakietach świadczeń, jakie mogą być oferowane przez pracodawcę lub agencję/usługę rządową, taką jak Medicare. Termin „otwarty” sprawia, że ten rodzaj rejestracji jest zupełnie inny niż zwykła rejestracja online. Rejestracja online może nastąpić w dowolnym momencie, ale otwarta rejestracja online zwykle oznacza określony czas, w którym wszystkie osoby należące do miejsca zatrudnienia lub agencji rządowej muszą podjąć pewne działania.
Na przykład amerykański program opieki zdrowotnej Medicare ma otwarte okresy zapisów online na niektóre części swojego programu. Każdego roku ludzie mogą zmieniać takie rzeczy, jak plan Medicare Advantage, jeśli taki mają, lub grupa, która zarządza Medicare Part D, ubezpieczeniem na leki na receptę. Otwarta rejestracja odbywa się w nieco innym czasie dla każdego z nich, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z dozwolonymi przedziałami czasowymi. Jeśli nie zostaną wprowadzone żadne zmiany, zasięg jest zwykle kontynuowany tak, jak poprzednio.
W przeszłości, gdy większość firm oferowała pracownikom ubezpieczenia lub inne świadczenia, pracownicy wypełniali formularze dotyczące tego, jakiego ubezpieczenia lub innego chcieli, i przekazywali te informacje do działu kadr. Coraz większa liczba firm, zwłaszcza z dużą liczbą pracowników, ma teraz otwarte okresy zapisów online, w których pracownicy mogą wprowadzać zmiany. Mogą dodać lub zrezygnować z ubezpieczenia współmałżonka lub osoby pozostającej na utrzymaniu, zwiększyć kwoty ubezpieczenia na życie, wybrać różne kwoty do wypłaty na konto oszczędnościowe na zdrowie lub 401k, wybrać nowe plany zdrowotne, jeśli są oferowane, i wiele innych rzeczy.
W przeciwieństwie do Medicare, jeśli pracownik nie wypełni tych informacji, może nie mieć ubezpieczenia, gdy rozpoczyna się nowy rok lub nowy okres podatkowy. Bardzo ważne jest, aby pracownicy rozumieli terminy otwartych zapisów online. Ponieważ niektórzy pracownicy mogą nie mieć dostępu do komputera, równie ważne jest, aby działy zasobów ludzkich zapewniały dostęp online lub papierowe kopie wszystkich dokumentów.
Czasami otwarta rejestracja online odnosi się do rejestracji na uczelniach. Niektóre uniwersytety pozwalają ludziom rejestrować się według klasy lub statusu jednostki. Po upływie tego czasu rozpoczyna się otwarty okres naboru dla tych, którzy przegapili wcześniejszą szansę na rejestrację oraz dla przyjeżdżających studentów. Ten okres rejestracji czasami kończy się online.
Inni muszą czekać w kolejce do college’u, próbując odtwarzać swój harmonogram co kilka minut, gdy zbliżają się kolejne zajęcia, co jest wstrząsającym doświadczeniem. Z pewnością wygodniejsza jest metoda online. Zwykle obowiązuje całkowity okres zapisów na studia, chociaż czasami uczelnie pozwalają studentom o dowolnej pozycji na dodawanie lub opuszczanie zajęć na kilka tygodni w nowym semestrze lub kwartale.