Outsourcing finansowy to strategia biznesowa polegająca na zawieraniu umów z zewnętrznymi dostawcami różnego rodzaju funkcji finansowo-księgowych. Małe firmy czasami wykorzystują tę formę outsourcingu jako sposób na utrzymanie niskich kosztów przy jednoczesnym dbaniu o podstawowe funkcje księgowe. Nawet duże korporacje czasami stwierdzają, że ta forma outsourcingu procesów biznesowych może być opłacalna pod pewnymi warunkami.
Spośród wszystkich różnych form outsourcingu finansowego, jedną z najczęstszych jest zawieranie umów z dostawcą w celu obsługi funkcji płacowych. Dostawcy usług płacowych mogą ustanowić ustrukturyzowany profil, który zapewnia, że wszyscy pracownicy etatowi i godzinowi są opłacani na czas i zgodnie z danymi dostarczonymi przez klienta. Zazwyczaj jeden centralny kontakt w lokalizacji klienta może przeglądać i zatwierdzać dane płacowe przed każdym okresem rozliczeniowym, a następnie serwis zajmuje się pozostałymi szczegółami. Obejmuje to obliczanie i odliczanie podatków pracowniczych, potrącanie podatków pracodawcy, składanie dokumentów podatkowych w odpowiednich agencjach stanowych i federalnych, zarządzanie wpłatami bezpośrednimi lub obcinanie czeków w celu wypłacenia pracownikom, a nawet automatyczne zarządzanie zajęciami lub innymi formami potrąceń.
Wraz z usługami płacowymi, zatrudnianie specjalistów do zarządzania ewidencją zobowiązań i należności jest dziś bardzo powszechne. Wiele małych firm uważa, że pomaga to ograniczyć koszty pracownicze do minimum, jednocześnie pozwalając firmie na posiadanie kompletnej i aktualnej dokumentacji księgowej. W niektórych przypadkach dostawca będzie nawet nadzorował proces wystawiania faktur klientom klienta, odbierał płatności, księgował je na należnościach i zarządzał depozytami na rachunkach operacyjnych i płacowych klienta.
Inna forma outsourcingu finansowego wiąże się z windykacją rachunków. W niektórych przypadkach ten rodzaj outsourcingu ma miejsce po tym, jak firma podejmie rozsądne próby ściągnięcia zaległych faktur, których wiek nie przekroczył 120 dni. W tym momencie są one przekazywane do agencji windykacyjnej, która podejmuje się próby zebrania zaległych sald. W ostatnich latach redukcja zatrudnienia doprowadziła do sytuacji, w których agencje te faktycznie zaczynają monitorować faktury z opóźnieniem wynoszącym zaledwie XNUMX dni.
Przy wszystkich formach outsourcingu finansowego główne korzyści to dostęp do profesjonalnych usług bez konieczności ponoszenia kosztów, takich jak wynagrodzenie, świadczenia, czy szkolenie personelu do pełnienia niezbędnych funkcji. Nowe firmy działające na skromnych budżetach często odkrywają, że outsourcing funkcji finansowych pozwala im skupić się na budowaniu biznesu, zamiast spędzać czas na rutynowych sprawach porządkowych, takich jak płacenie rachunków czy wystawianie faktur. W miarę pojawiania się coraz większej liczby małych firm szanse na dalszy wzrost popularności outsourcingu finansowego są bardzo duże.