Outsourcing księgowy to strategia biznesowa polegająca na outsourcingu części lub wszystkich funkcji księgowych niezbędnych do utrzymania działalności operacyjnej. Podczas gdy pojęcie outsourcingu często kojarzy się z małymi i średnimi firmami, duże korporacje mogą również zlecać swoje potrzeby księgowe rzetelnej usłudze księgowej. Istnieje wiele powodów, dla których firma rozważałaby outsourcing księgowości, z których większość koncentruje się na jak najlepszym wykorzystaniu zasobów dostępnych dla firmy.
W przypadku małych firm pytanie, dlaczego mogą zlecić funkcje księgowe na zewnątrz, często wiąże się z ograniczonymi zasobami. Zamiast zatrudniać personel na pełen etat do obsługi takich funkcji, jak zarządzanie należnościami i zobowiązaniami, przetwarzanie listy płac lub obliczanie i płacenie podatków federalnych i innych obowiązujących podatków, właściciel małej firmy może zdecydować się na skorzystanie z usług wiarygodnej firmy księgowej. W rezultacie firma będzie miała mniej wynagrodzeń do pokrycia i mniej świadczeń do wypłacenia, a także nie będzie musiała martwić się nieobecnością, która może opóźnić księgowanie płatności lub terminowe przekazanie listy płac. Mając te funkcje w rękach niezawodnego dostawcy outsourcingu księgowego, mały biznes może wykorzystać swoje zasoby do innych ważnych zadań, takich jak usprawnienie procesu produkcyjnego lub wdrożenie strategii zwiększania sprzedaży.
Firmy średniej wielkości mogą również uznać, że outsourcing księgowy jest dobrą opcją z wielu tych samych powodów. Outsourcing oznacza, że firma korzysta z przeszkolonych specjalistów księgowych bez konieczności dostarczania wynagrodzeń i pakietów świadczeń, a także może przekierować swoje zasoby do innych projektów. Jednocześnie średniej wielkości firma może stwierdzić, że decydując się na outsourcing funkcji księgowych, znacznie zmniejszy się również wydatki na materiały biurowe, co z kolei przyczyni się do zwiększenia zysków firmy każdego miesiąca.
Korporacje czasami uważają, że outsourcing księgowy jest pomocny, jeśli chodzi o utrzymanie szybkiego tempa, które jest typowe dla wielu większych firm. Zaangażowanie usług zewnętrznych do obsługi funkcji księgowych oznacza, że nie trzeba tracić czasu i pieniędzy na zatrudnianie, a następnie szkolenie wykwalifikowanego personelu. Jako bonus, ponieważ księgi rachunkowe są przechowywane zdalnie i zwykle upoważniony personel może uzyskać do nich dostęp w razie potrzeby, outsourcing oznacza, że urzędnicy i inne osoby mogą szybko uzyskać dostęp do potrzebnych im danych finansowych, nawet jeśli są w podróży. Korzyści tego typu sprawdzają się w korporacji, w której ludzie nieustannie angażują się w wielozadaniowość i potrzebują jak najszybciej aktualnych informacji.
Opłaty za outsourcing księgowy różnią się w zależności od potrzeb klienta. Wiele serwisów oferuje pakiety księgowe z opłatami ryczałtowymi, które obejmują określony rodzaj i liczbę transakcji księgowych, a także harmonogram opłat za dodatkowe funkcje, które mogą być od czasu do czasu potrzebne. Inne pozwalają klientom na budowanie niestandardowych pakietów, zawierających tylko te funkcje, których faktycznie potrzebują, obciążając klienta tylko za wybrane funkcje. Niestandardowe pakiety są często warte rozważenia przez małe lub średnie przedsiębiorstwa, które chcą zachować niektóre funkcje w firmie, a resztę zlecać partnerowi będącemu dostawcą.