Pakiet roboczy to składnik w projekcie, który można łatwo przypisać do określonego członka lub grupy członków zespołu projektowego w celu przetworzenia i ukończenia. Z tej perspektywy możliwe jest zdefiniowanie pakietu roboczego jako mniejszego projektu będącego częścią większego projektu. W ramach większego projektu, kilka różnych projektów zależnych lub mniejszych projektów lub pakietów może być przydzielonych członkom zespołu, którzy następnie koncentrują swoją energię na wykonaniu tych zadań przed terminami ustalonymi w ramach procesu zarządzania projektem.
Koncepcja pakietu roboczego polega na zapewnieniu, że określone elementy projektu zostaną ukończone zgodnie z harmonogramem. W najlepszym przypadku takie podejście stara się dopasować talenty i umiejętności każdego członka zespołu projektowego do niezbędnych zadań, co jest strategią, która pomaga zwiększyć potencjał realizacji podstawowych zadań w sposób zarówno terminowy, jak i logiczny. Przypisanie w określonej kolejności z terminami dostaw, które również są ułożone według wzorca, znacznie ułatwia ocenę postępów w realizacji projektu.
Chociaż dokładny skład pakietu roboczego będzie się różnić w zależności od charakteru projektu, większość będzie zawierać wybraną grupę komponentów i specyfikacji. Członek zespołu lub członkowie przydzieleni do pakietu otrzymają konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia, aby zarządzać zadaniami zawartymi w pakiecie. Dostarczane są również opisy zadań przydzielonych w ramach pakietu roboczego, w tym porady dotyczące wszelkich zasobów, które mogą pomóc w realizacji tych zadań. Każdej paczce często przypisywany jest określony rodzaj numeru księgowego, zwany miejscem powstawania kosztów. Centra kosztów ułatwiają śledzenie wydatków związanych z całym projektem, upewniając się, że koszt pozostaje w zabudżetowanej kwocie. Konfiguracja centrum kosztów może zawierać numer projektu wraz z sekwencją alfanumeryczną, która jest unikalna dla każdego projektu roboczego, co dodatkowo pomaga w dokładnym rozliczaniu kosztów.
Z zastosowania w projekcie podejścia opartego na pakietach roboczych może wynikać kilka korzyści. Przypisanie określonych zadań lub grup zadań odpowiednim członkom zespołu zwiększa szanse na utrzymanie projektu w celu do ukończenia w dozwolonym czasie. Pociągnięcie do odpowiedzialności poszczególnych osób za wykonanie tych zadań może również utorować drogę do kultywowania umiejętności przywódczych wśród członków zespołu, co z kolei pozwala na rozwój pracowników. Członkowie zespołu mogą również czuć się bardziej związani z projektem, jeśli przydzielono im pakiet roboczy, ponieważ ich wysiłki będą miały bezpośredni wpływ na wynik projektu. W takim przypadku członkowie mogą odczuwać większy stopień lojalności zarówno wobec projektu, jak i zespołu, co może się przydać, jeśli nieprzewidziane komplikacje pojawią się w dowolnym momencie życia projektu.