Przetarg to system, w którym firmy poszukujące produktu lub usługi umożliwiają innym firmom lub osobom składanie konkurencyjnych ofert w celu uzyskania prawa do dostarczenia żądanego produktu lub usługi. Proces ten jest również znany jako „wezwanie do składania ofert”, ponieważ firma potrzebująca produktu lub usługi wzywa dostawców do złożenia najlepszej oferty. Zamówieniami często zajmuje się pośrednik zakupowy dla firmy poszukującej produktu lub usługi. Osoba ta jest upoważniona do udzielania zamówień dostawcom zwycięskiej oferty.
Większość firm, które polegają na produktach lub usługach podmiotów trzecich, posiada dział zakupów. Wśród tych firm znajdują się takie, które potrzebują surowców do wytworzenia gotowego produktu, jak między innymi firmy produkcyjne, monterzy komputerów lub sprzedawcy. Firma wnioskująca o oferty przedstawi również wymagania każdej oferty w dokumencie zwanym zapytaniem ofertowym (RFP). Zapytanie ofertowe określa procedurę, którą oferenci muszą zastosować, aby złożyć swoje oferty. Zwykle obejmuje to cenę, jaką dostawca dostarczy produkt lub usługę oraz czas, w którym zostanie on dostarczony.
Instalacje rządowe zazwyczaj korzystają z systemu zamówień w celu uzyskania kilku uczciwych ofert na dowolny produkt lub usługę, której potrzebują. Ma to na celu upewnienie się, że przy udzielaniu jakiegokolwiek zamówienia nie ma miejsca niestosowność. Na przykład General Service Administration (GSA) Stanów Zjednoczonych ma kilka departamentów obsługujących system składania ofert. GSA ma witrynę internetową, na której znajdują się wszystkie możliwości kontaktu i związane z nimi instrukcje składania ofert.
Większość systemów przetargowych wymaga, aby zwycięzcą była najniższa cena. Niektóre systemy opierają się jednak na kombinacji zmiennych, takich jak czas dostawy, prawdopodobieństwo niewykonania zobowiązania przez dostawcę i kredyt dostawcy. Aby złożyć ofertę, potencjalny dostawca musi jedynie zarejestrować się w firmie żądającej oferty i przygotować swoją ofertę zgodnie z określonymi zasadami i wytycznymi umowy.
Zwycięski oferent jest powiadamiany przez kierownika przetargu i otrzymuje oficjalne zamówienie. Dostawca ma określony czas na dostarczenie swojego produktu lub usługi. Jeśli produkt lub usługa nie mogą być dostarczone na czas, kontakt może zostać unieważniony, a proces składania ofert rozpocznie się od nowa. Dostawca, który nie mógł dostarczyć na czas, jest zwykle wykluczony ze składania kolejnych ofert na ten sam kontrakt.