Plik podpisu to mały plik tekstowy dołączany na końcu wiadomości e-mail. Zawiera podpis i inne informacje, takie jak numer telefonu lub adres strony internetowej. Korzystanie z jednego oszczędza czas i energię, ponieważ możesz ustawić go tak, aby był dołączany za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail i nie musisz wielokrotnie wpisywać tych samych informacji.
Większość programów i usług pocztowych umożliwia tworzenie pliku podpisu jako części programu lub aplikacji. Wiele z nich pozwala również dodać plik, który został utworzony za pomocą programu do edycji tekstu. Zazwyczaj plik można dodać, przechodząc do sekcji „Opcje” programu pocztowego.
Zawartość pliku podpisu jest nieograniczona. Może zawierać tekst, łącza internetowe, a nawet zdjęcia lub dzieła sztuki. Zazwyczaj zawiera podpis oprócz informacji kontaktowych, takich jak numer telefonu lub faksu albo link do strony internetowej. Wielu użytkowników biznesowych dodaje również logo swojej firmy. Często ludzie, którzy używają pliku podpisu w swoich osobistych wiadomościach e-mail, decydują się również na dołączenie ulubionego cytatu lub powiedzenia, które albo określa ich przekonania, albo ich inspiruje.
Chociaż istnieje wiele opcji korzystania z pliku podpisu, zwykle zaleca się przestrzeganie określonych protokołów podczas tworzenia do użytku biznesowego. Utrzymanie profesjonalizmu bez nadmiernego nieformalnego zachowania jest zwykle kluczowym punktem do zapamiętania. Na przykład, korzystając z pliku podpisu w biznesowej wiadomości e-mail, najlepiej pominąć osobistą wycenę. Zaleca się również pozostawienie spacji między ostatnim zdaniem wiadomości a częścią podpisu pliku. Dzięki temu jest czysty i schludny oraz łatwo podkreśla informacje kontaktowe.
Jedną z głównych zalet posiadania pliku podpisu jest to, że większość aplikacji pocztowych pozwala na użycie więcej niż jednego pliku. Jest to przydatne, szczególnie w zastosowaniach biznesowych, ponieważ możesz obsłużyć plik dla różnych klientów lub na różnych etapach działalności. Po nawiązaniu relacji z klientem podpis, który jest nieco mniej formalny, może wyglądać lepiej. W przypadku osób wysyłających wiadomości e-mail z konta prywatnego zmiana pliku może być przydatna w celu odróżnienia znajomych, rodziny i mniej osobistych kontaktów.
Chociaż najczęstszym zastosowaniem pliku podpisu jest poczta e-mail, można go również używać z innymi aplikacjami. Niektóre usługi wiadomości błyskawicznych (IM) pozwalają na ich dodanie, a także niektóre grupy Usenet. Jest to również często spotykane na forach dyskusyjnych.