Potwierdzenie doręczenia to dokument potwierdzający doręczenie wiadomości, przedmiotu lub zamówienia. Istnieje kilka sposobów korzystania z pokwitowań dostawy, w tym w wymianie poczty, a także rejestrowaniu zamówień wysyłanych przez firmę w celu dostawy. Dostępne są wersje ogólne, które firmy mogą wypełnić w razie potrzeby, a wiele programów zaprojektowanych do pomocy przy wysyłce również generuje pokwitowania dostawy.
Jednym z ustawień, w którym ten typ dokumentu jest powszechny, jest poczta, gdzie nadawcy mogą poprosić o potwierdzenie odbioru za dodatkową opłatą. Po nadejściu poczty odbiorca musi ją podpisać, potwierdzając doręczenie. Dzięki temu nadawca wie, że poczta dotarła bezpiecznie. Może to mieć znaczenie, gdy istnieje termin lub podobny środek, a nadawca chce mieć dokumentację na wypadek sporu. Na przykład, jeśli prawnik twierdzi, że nie otrzymał wiadomości na czas, nadawca może wykorzystać potwierdzenie doręczenia, aby udowodnić, że jest inaczej.
E-mail może również zawierać opcję potwierdzenia dostawy. Niektóre automatyczne systemy pocztowe generują rachunki, dzięki czemu nadawcy wiedzą, że ich e-maile dotarły bezpiecznie. Jest to szczególnie powszechne w obsłudze klienta, gdzie paragon zawiera również numer referencyjny i ramy czasowe, dzięki czemu nadawca wie, kiedy może się spodziewać odpowiedzi. Ta wiadomość e-mail pochodzi z adresu automatycznego, a nadawcy są informowani, że nie mogą wysyłać rzeczy na ten adres i oczekiwać odpowiedzi.
W spedycji wiele firm korzysta z systemu odbioru dostawy w celu przeciwdziałania ryzyku roszczeń klientów. Gdy klient otrzyma przesyłkę, musi ją przejrzeć i podpisać pokwitowanie dostawy, wskazując, że otrzymał ją w całości. Ponieważ przesyłki są często ciasno zapakowane, a firma kurierska czeka, aby przejść do następnej dostawy, klienci mogą podpisywać formularze bez sprawdzania i mieć krótkie okno, aby zakwestionować coś w formularzu. Na przykład księgarnia może podpisać dokumentację, a następnie odkryć, że w rzeczywistości brakuje jej kilku egzemplarzy w tytule, i zażądać zwrotu pieniędzy lub ponownej wysyłki.
Potwierdzenie dostawy trafia do ewidencji dotyczącej przesyłki. Jeśli klient twierdzi, że coś nigdy nie dotarło, firma może pobrać potwierdzenie dostawy, aby zbadać sytuację. Może się okazać, że produkty zostały dostarczone pod zły adres lub nie zostały podpisane przez upoważnionego przedstawiciela. Mógł też ustalić, że zgodnie z jego zapisami przesyłka trafiła do właściwej osoby we właściwym miejscu, a firma nie ma do niej żadnego regresu.