Procedura windykacyjna jasno określa zasady i procedury, jakie jednostka stosuje w celu windykacji długów w przypadku braku płatności. W niektórych regionach organizacje, takie jak uniwersytety, agencje podatkowe i przedsiębiorstwa użyteczności publicznej, muszą udostępniać informacje o swoich procedurach windykacyjnych członkom społeczeństwa w celach informacyjnych. Polityki te tworzą również system, którego pracownicy powinni przestrzegać podczas przetwarzania długów i reprezentowania firmy w negocjacjach z dłużnikami. Mogą być publikowane w podręcznikach pracowniczych i innych dokumentach wewnętrznych.
Takie dokumenty można rozpocząć od omówienia podstawowych warunków, takich jak umowa o spłatę 90 netto dla dłużników. Zgodnie z warunkami ludzie mają określony czas na otrzymanie rachunków i opłacenie ich, zakwestionowanie ich lub negocjowanie planu płatności. Jeśli nie odpowiedzą, firma może wszcząć procedurę windykacyjną, aby odebrać pieniądze. Zakres działalności windykacyjnej może zależeć od charakteru wierzytelności; na przykład organy podatkowe mogą zająć nieruchomość i sprzedać ją na aukcji w celu pokrycia niezapłaconych podatków.
W ramach procedury windykacyjnej dłużnicy muszą otrzymywać zawiadomienia zawierające informacje o zadłużeniu, wszelkich należnych odsetkach i opłatach oraz miejscu skierowania płatności. Jeśli odpowiedzą, firma może przejść do kolejnego etapu, czyli odzyskania całości długu lub stworzenia planu spłat. Gdy dłużnicy nie odpowiedzą na wezwania do zapłaty, firma może wystąpić do sądu o odzyskanie środków. Może również przeprowadzić dochodzenie w celu zlokalizowania zaginionych dłużników i zidentyfikowania aktywów, które mogą kwalifikować się do zajęcia, jeśli jest upoważniony do podjęcia czynności zajęcia.
Jasno ustalone procedury windykacyjne mogą uchronić firmę przed odpowiedzialnością prawną. Jeżeli traktuje wszystkich dłużników jednakowo, nie można jej zarzucić praktyk dyskryminacyjnych. Ustanowienie zasad pozwala pracownikom uważnie i neutralnie ich przestrzegać w stosunku do wszystkich dłużników, zamiast kierować się własnym osądem. Dokumentacja może być również przydatna w przypadku sporu, ponieważ firma może wykazać, że przy załatwianiu sprawy przestrzegała prawa i postępowała zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
Osoby, które mają pytania dotyczące procedury zbierania, mogą poprosić o zapoznanie się z dokumentacją i mogą poprosić o wyjaśnienie wszelkich elementów, które mają trudności ze zrozumieniem. Przed zaciągnięciem długu warto zapoznać się ze wszystkimi warunkami, w tym ujawnieniem procedury windykacyjnej. Może to dostarczyć ważnych informacji o tym, co ludzie powinni zrobić, gdy martwią się, że mogą nie być w stanie zapłacić.