Procesor płac to osoba lub podmiot odpowiedzialny za przetwarzanie listy płac firmy. Osoba lub firma, która służy jako procesor płacowy, zazwyczaj ma za zadanie przetwarzanie kont płacowych i przygotowywanie czeków pracowniczych, bezpośrednich wpłat i innych metod płatności. W niektórych przypadkach może być również odpowiedzialny za przetwarzanie płatności niezależnych wykonawców. W ramach tego procesu podmioty przetwarzające płatności są zwykle obciążane podatkiem u źródła od płatności pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w danej jurysdykcji. Podobnie może być zmuszony do wstrzymania pieniędzy na takie rzeczy, jak konta emerytalne i inne dobrowolne składki pracownicze.
Kiedy pracownik, a czasem niezależny kontrahent, otrzymuje należne pieniądze od firmy, zwykle to procesor płatności sprawia, że tak się dzieje. Procesor płatności wykorzystuje zapisy dostarczone przez firmę, aby określić, ile godzin dana osoba przepracowała i jaką ma stawkę godzinową. Jeśli jednak dana osoba otrzyma ustaloną pensję, procesor może zamiast tego użyć rejestrów firmy, aby określić należną kwotę wynagrodzenia w okresie rozliczeniowym. Kwota ta staje się wynagrodzeniem brutto, które pracownik jest należny, chociaż może nie być kwotą, którą faktycznie otrzymuje.
W większości miejsc przetwórca płac nie tylko przygotowuje czeki pracownicze na podstawie kwoty brutto wynagrodzenia pracownika. Zamiast tego często jest on zobowiązany do potrącania szeregu obowiązkowych podatków od płatności pracownika. Może jednak również wstrzymać kwoty za rzeczy, na które zgodził się pracownik. Na przykład może być zmuszony do odprowadzania składek na takie rzeczy, jak konta emerytalne i ubezpieczenia zdrowotne. Potrącenia z wynagrodzeń mogą się różnić w zależności od jurysdykcji, pracodawcy i życzeń poszczególnych pracowników.
Procesor płac może czasami być zmuszony do dostosowania wynagrodzenia pracownika od kwoty bazowej podczas przygotowywania czeków. Na przykład w niektórych przypadkach może być zmuszony do wprowadzenia zmian, takich jak urlop lub czas choroby. Może również skorygować wynagrodzenie pracownika za czas urlopu. W niektórych przypadkach osoba lub firma z tym tytułem musi również obliczyć należną kwotę i skorygować wynagrodzenie pracownika z powodu wynagrodzenia za nadgodziny.
Często procesor płac jest osobą fizyczną, ale czasami zadanie jest obsługiwane przez cały zespół, dział lub firmę płacową. Czasami procesor płac to pracownik firmy, który zajmuje się przetwarzaniem listy płac dla co najmniej jednego pracownika. W bardzo małych firmach właściciel firmy może sam przetwarzać płatności płacowe. Jednak w niektórych przypadkach całe działy zajmują się obsługą płacową, a niektóre firmy zlecają przetwarzanie płac nawet usługom płacowym.