Rejestry płacowe to papierowe lub elektroniczne dokumenty, w których ewidencjonowane są wszystkie potrącenia związane z określonym okresem rozliczeniowym. Szczegóły zawarte w rejestrze płac pozwalają na potwierdzenie sposobu naliczania wynagrodzenia brutto, rodzajów potrąceń dokonywanych dla każdego pracownika na liście płac oraz wysokości każdego potrącenia. Rejestr płac ma zwykle strukturę wielokolumnową, co ułatwia zrozumienie danych bez większych problemów.
Rejestr płac rejestruje wszelkie potrącenia podatku, które są dokonywane z wynagrodzenia brutto. W większości krajów rejestr będzie zawierał kwoty podatków federalnych, które są potrącane z wynagrodzenia za ten okres. W przypadku dokonania innych potrąceń federalnych, takich jak krajowy system opieki zdrowotnej lub jakiś program emerytalny sponsorowany przez rząd, liczby te są również wymienione jako pozycje. Gdy podatki stanowe lub lokalne są również naliczane przez te jurysdykcje, pracodawcy zwykle zatrzymują te kwoty w imieniu pracownika i umieszczają te dane również w księgowym rejestrze płac.
Wraz z podatkami rejestr płac zawiera również wszelkie inne obowiązujące potrącenia. Na przykład, jeśli pracownik jest zajęty z jakiegokolwiek powodu, kwota ta jest wymieniona jako potrącenie z wynagrodzenia brutto. W sytuacjach, gdy pracownik korzysta z wpłaty bezpośredniej, aby umieścić część swoich zarobków na koncie oszczędnościowym, ten szczegół również się pojawi. Jeśli pracownik otrzymał zaliczkę na pensję lub pensję, każda wypłata tej zaliczki pojawi się jako potrącenie w rejestrze.
Pozycje takie jak potrącenia na różne świadczenia oferowane przez pracodawcę również pojawią się w rejestrze płac. Na przykład, jeśli pracodawca zapewnia ubezpieczenie zdrowotne, w którym pracownik płaci procent składki, potrącenie dla tego procentu jest rejestrowane w formularzu rejestru płac. Podobnie, jeśli pracownik wpłaca składki na dowolny program emerytalny oferowany przez pracodawcę, potrącenia te również pojawią się jako pozycje w dokumencie.
Obecnie oprogramowanie księgowe używane do przetwarzania list płac jest zwykle w stanie wygenerować rejestr listy płac po zakończeniu listy płac w żądanym okresie. Dodatkowo oprogramowanie umożliwia wygenerowanie raportu ewidencyjnego za dowolnie wybrany okres. Oznacza to, że raport może obejmować pojedynczy okres rozliczeniowy lub kompilować dane dotyczące całego miesiąca, kwartału, okresu półrocznego lub rocznego z równą łatwością. Możliwość łatwego tworzenia rejestru na dowolny okres może być szczególnie pomocna podczas audytów, a także wtedy, gdy funkcjonariusze chcą dokładnie przyjrzeć się kosztom związanym z pensjami i świadczeniami przez dłuższy czas.