Każdego roku rząd Stanów Zjednoczonych wraz z prywatnymi fundacjami i korporacjami publicznymi oferuje osobom i organizacjom miliardy dolarów finansowania do wykorzystania na konkretne projekty. Finansowanie to, zwane grantem, nie wymaga spłaty, o ile jest wykorzystywane do sfinansowania projektu, na który zostało przeznaczone. Dotacje mogą być przyznawane osobom fizycznym, firmom non-profit lub non-profit, organizacjom charytatywnym lub placówkom edukacyjnym. Aby jednak otrzymać grant, potencjalny odbiorca musi złożyć formalny wniosek do organizacji. Ten wniosek nazywa się propozycją dotacji.
Propozycje dotacji można składać na różne sposoby. Niektóre organizacje dostarczają formularz wniosku, podczas gdy inne wymagają od wnioskodawcy złożenia pisemnego dokumentu, zwanego pełną propozycją. Wymagania dotyczące wypełnienia wniosku są zwykle określone w zapytaniu ofertowym (RFP).
Przygotowanie udanego wniosku o dotację zazwyczaj wiąże się ze standardowym procesem. Gdy zainteresowane strony, często określane jako interesariusze, ustalą, że dotacja będzie odpowiadać potrzebom agencji lub organizacji, autor dotacji lub administrator powinien przejrzeć RFP. Szczególną uwagę należy zwrócić na formatowanie, liczbę stron i wszystkie niezbędne elementy do kwalifikacji. Osoba odpowiedzialna za napisanie wniosku powinna następnie przygotować konspekt lub arkusz w standardowym formacie, którego będą przestrzegać wszyscy zaangażowani w proces pisania.
Zazwyczaj wniosek o dotację składa się z określonych elementów zestawu. List motywacyjny jest prawie zawsze wymagany i chociaż musi być zwięzły, powinien również odpowiednio podsumować dokument. List motywacyjny powinien zawierać informacje na temat wnioskodawcy, sposobu wykorzystania pieniędzy oraz istotne informacje o tym, dlaczego wnioskodawca nadaje się do finansowania.
W treści wniosku o dotację wnioskodawca musi przedstawić ocenę potrzeb agencji, a następnie określić konkretne cele, które agencja ma nadzieję osiągnąć dzięki temu finansowaniu. Należy również przedstawić szczegółowy zarys proponowanego programu. Plan ten szczegółowo określi, w jaki sposób zostaną wykorzystane pieniądze, i będzie zawierał harmonogram osiągnięcia wyznaczonych celów. Dokument musi również opisywać środki, za pomocą których będzie mierzone osiągnięcie tych celów.
Propozycja dotacji zazwyczaj zawiera szczegółowe informacje na temat kwalifikacji wnioskodawcy, w tym życiorysy kluczowych pracowników, podsumowania wyników z przeszłości oraz przegląd sytuacji finansowej agencji. Często wymagany jest również wstępny budżet. Na koniec należy przedłożyć sekcję podsumowującą, zawierającą kluczowe punkty i zapewniającą szybki przegląd proponowanego programu. Jeśli RFP na to pozwala, załącznik może być wykorzystany jako dokumentacja uzupełniająca, pełne biogramy lub inne istotne informacje, które pomogą w uzasadnieniu nagrody.
W ostatnich latach standardową praktyką stało się, że agencje finansujące zwracają się do potencjalnych wnioskodawców o krótkie pismo z zapytaniem przed złożeniem pełnej propozycji dotacji. Pomaga to wyeliminować tych wnioskodawców, których cele nie pasują do misji darczyńców. Proces ten uniemożliwia również agencjom poświęcanie dużej ilości czasu i pieniędzy na składanie pełnych propozycji pieniędzy, do których nie mają kwalifikacji lub nie są w stanie w pełni wykorzystać.