Propozycje projektów to dokumenty mające na celu przedstawienie planu działania, nakreślenie powodów, dla których działanie jest konieczne, oraz przekonanie czytelnika do wyrażenia zgody i zatwierdzenia realizacji działań zalecanych w treści dokumentu. W wielu przypadkach dokument jest przygotowywany jako odpowiedź na zapytanie ofertowe (RFP) wystawione przez obecnego lub potencjalnego klienta. Jednak dokument tego typu może być również przygotowany do celów wewnętrznych, zwłaszcza gdy ktoś w firmie ma pomysł, jak sprawić, by firma była bardziej rentowna lub wydajna i potrzebuje autoryzacji i wsparcia do realizacji działania.
W każdej sytuacji propozycja projektu zostanie jasno ułożona, aby czytelnicy mogli śledzić logiczny tok myśli aż do konkluzji. Wiele przykładowych propozycji oferuje podstawowe wytyczne, które mogą pomóc nawet nowicjuszom w rozpoczęciu efektywnego pisania propozycji. Wytyczne zazwyczaj określają pięć kluczowych elementów lub sekcji każdej propozycji projektu: wprowadzenie, tło, strategię, budżetowanie lub finansowanie oraz wynik.
W części wprowadzającej propozycji projektu chodzi o poinformowanie czytelników, o co chodzi w projekcie i dlaczego warto poświęcić czas na rozważenie projektu w pierwszej kolejności. Zasadniczo ta sekcja służy do weryfikacji czasu i wysiłku poświęconego na przedstawienie danych, a także czasu potrzebnego na przeczytanie i rozważenie zalet i wykonalności samego projektu. Wstęp nie jest miejscem, w którym przedstawia się tajniki projektu, a jedynie ukazuje jego potencjał i wzbudza zainteresowanie na tyle, aby zachęcić czytelnika do lepszego poznania.
W tle przedstawiono podstawowe punkty wprowadzenia, często przytaczając konkretne powody, dla których plan projektu jest dobry, w oparciu o dane historyczne, prognozy przyszłych potrzeb i wyników oraz bieżącą sytuację biznesową. Tło pomaga zbudować argumenty na temat tego, w jaki sposób projekt może zaspokoić potrzeby, które pojawiły się w wyniku przeszłych działań, jednocześnie przewidując przyszłe potrzeby i zajmując się nimi w odpowiednim czasie. W przeważającej części sekcja wprowadzająca będzie mocno określać, że coś należy zrobić i utorować drogę do nauczenia się, jak to coś można osiągnąć.
W części dotyczącej strategii propozycji projektu celem jest nakreślenie wszystkich procedur, które są niezbędne, aby projekt zakończył się sukcesem. Często strategia pomaga w określeniu krótko- i długoterminowych celów projektu, wyjaśnia, w jaki sposób systematycznie realizować każdy krok i jakiego rodzaju zwrotu można się spodziewać z podjętego wysiłku. Tutaj czytelnik zaczyna zdawać sobie sprawę, jak ważny jest projekt i jaki ma potencjał, aby pomóc firmie lepiej wykorzystać dostępne zasoby, jednocześnie pozycjonując się na przyszłość.
Sekcja budżetowa sprowadza się do tego, co większość decydentów musi wiedzieć przed zatwierdzeniem jakiegokolwiek projektu: jaki jest koszt związany z wdrożeniem propozycji projektu. W tej sekcji szczegóły muszą być poparte faktami i liczbami, które są dobrze zbadane i obejmują każdy możliwy do wyobrażenia aspekt finansowania potrzebnego do uruchomienia i utrzymania projektu w czasie. Wiele propozycji kończy się tutaj niepowodzeniem z powodu braku szczegółów i dowodów potwierdzających zawarte w nich szczegóły.
Wreszcie propozycja projektu wskazuje na wynik realizacji projektu. Jest to sekcja, w której wszystkie korzyści są jasno określone. Do zalet można zaliczyć takie elementy, jak obniżenie kosztów operacyjnych, zwiększenie publicznego profilu działalności, generowanie większej sprzedaży, czy zwiększenie zysków dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu dostępnych zasobów. Podobnie jak w przypadku szczegółów budżetu, ważne jest, aby każda wymieniona korzyść mogła być poparta innymi danymi w celu poważnego rozważenia.
Pisanie propozycji jest czasami łatwiejsze, gdy dostarczane jest formalne zapytanie ofertowe. Często RFP określa podstawową strukturę oferty, dostarcza bezcennych wskazówek co do konkretnych informacji, które mogą zainteresować potencjalnego klienta oraz określa kolejność, w jakiej prezentowane są dane. Gdy dostarczane jest zapytanie ofertowe, konieczne jest dokładne przestrzeganie specyfikacji dokumentu. W przeciwnym razie propozycja zostanie odrzucona, a jeden z pozostałych dostawców, którzy ściśle przestrzegali postanowień, otrzyma nagrodę.