Propozycje to dokumenty biznesowe, które są zwykle wykorzystywane do jednego z dwóch celów. Często propozycja jest przygotowywana w odpowiedzi na zapytanie potencjalnego klienta. Innym razem dokument jest przygotowywany w celu przedstawienia pomysłu biznesowego komuś, kto jest w stanie zaoferować finansowanie lub inne wsparcie. W obu przypadkach istnieje podstawowy zestaw wytycznych dotyczących propozycji, które zawsze zwiększą szanse na otrzymanie pozytywnej odpowiedzi na dokument.
Kiedy potencjalny klient wystosuje formalne zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe, większość pracy jest już wykonywana z wyprzedzeniem. Zapytanie ofertowe poinformuje Cię, jakie dane należy uwzględnić we wniosku, zanim zostanie on rozpatrzony. W wielu przypadkach zapytanie ofertowe będzie również dyktować sposób prezentacji i rozmieszczenia tych danych. Wykorzystanie tekstu i terminów w zapytaniu ofertowym znacznie ułatwi zaprojektowanie szablonu oferty, który zrobi wrażenie na odbiorcy i zwiększy Twoje szanse na zarobienie biznesu.
Wytyczne dotyczące propozycji nakazują również, aby tekst propozycji był jasny i precyzyjny. Chcesz przekazać główne pomysły dotyczące propozycji w możliwie najbardziej bezpośredni sposób. Zminimalizuje to szanse, że każdy, kto przeczyta gotowy format propozycji, straci zainteresowanie w połowie i przejdzie do propozycji złożonej przez konkurencję. Unikaj używania slangu lub terminów technicznych, chyba że wytyczne dotyczące propozycji zawarte w RFP wyraźnie zezwalają na tego typu słownictwo.
Oprócz jasności, prawidłowa pisownia i interpunkcja są niezwykle ważne dla powodzenia propozycji. Zbyt często odrzuca się skądinąd genialną propozycję, po prostu dlatego, że błędy w tekście utrudniają czytanie. Wytyczne dotyczące propozycji wymagają, aby dokument został dokładnie sprawdzony pod kątem wszelkiego rodzaju błędów ortograficznych lub interpunkcyjnych przed złożeniem propozycji.
Gdy RFP nie określa elementów, takich jak użycie elementów wizualnych lub włączenie strony tytułowej, ogólne wytyczne dotyczące propozycji wymagają dodania tego typu dodatków do gotowego dokumentu. Clipart, logo, tabele i inne obrazy pomagają przełamać surowy wygląd tekstu, zapewniając trochę odświeżenia dla oczu podczas czytania dokumentu. Jednak rozsądnie korzystaj z elementów wizualnych. Włożenie ich bez wyraźnego powodu w rzeczywistości zaszkodzi skuteczności twojej propozycji, ponieważ inni będą się zastanawiać, co próbujesz ukryć za całym tym nadmiernym upiększaniem okna.
Przestrzeganie podstawowych wskazówek dotyczących propozycji znacznie zwiększy potencjał gotowego dokumentu do osiągnięcia zamierzonego celu. Jeśli nie otrzymałeś formalnego zapytania ofertowego i nie masz pojęcia, od czego zacząć, skorzystaj z przykładowych propozycji, aby uzyskać ogólne pomysły, jak postępować. Przy odrobinie praktyki wkrótce będziesz w stanie przygotować propozycję, która będzie dokładna, czytelna, dobrze zorganizowana i najprawdopodobniej pomoże Ci zdobyć biznes lub wsparcie, którego szukasz.