W księgowości pozycja inkasa to dowolna płatność oczekująca, której nie można jeszcze zastosować do istniejącego wpisu księgowego, ponieważ nie stanowi ona materialnego należności pieniężnej. Pozycje windykacyjne mogą być tworzone w różnych okolicznościach, takich jak przeterminowane długi, złe czeki i nakazy rządowe lub opóźnienia w płatnościach osób trzecich. Po przedstawieniu przedmiotu inkasa przedstawiciele księgowi mają dwie możliwości: podjąć natychmiastową inkasa lub spisać wartość inkasa i zaakceptować stratę.
W większości przypadków pozycje inkasa są tworzone, gdy strona zafakturowana nie zapłaciła faktury w okresie, w którym faktura została wystawiona. Jest to uważane za dług częściowo wymagalny. Nazywa się to warunkami netto i może być płatne przy odbiorze, 10 dni netto lub dłużej, w zależności od wymagań firmy wystawiającej fakturę. Pozycje inkasa można rozwiązać, wysyłając po prostu przypomnienie, aby spróbować uzyskać płatność w rozsądnym czasie i odnotować to w księdze rachunkowej. Po otrzymaniu płatności status księgowy zmieni się na płatny.
Czasami pozycja inkasa jest tworzona, gdy płatność czekiem nie jest rozliczana dla nierozliczonej pozycji. Może się tak zdarzyć, gdy czek zostanie zwrócony, ponieważ nie ma wystarczających środków na jego pokrycie lub gdy odbiorca płatności nałożył na czek wstrzymanie płatności lub wstrzymanie płatności. W takim przypadku płatność musi być utrzymana w stanie windykacji, dopóki obie strony nie ustalą satysfakcjonujących warunków płatności. Ponadto wszelkie poniesione opłaty bankowe można ustawić jako kolejną pozycję inkasa w księdze rachunkowej i zaksięgować później.
Kiedy nakaz jest wystawiany na konto przez skarbnika rządowego, pozycja ta powinna być wymieniona jako pozycja kolekcji w księgach rachunkowych. Gwarancja gwarantuje, że pewna kwota pieniędzy zostanie otrzymana w przyszłości przez agencję rządową. Dzieje się tak najczęściej podczas oczekiwania na dofinansowanie dotacji lub gdy wyrok został wydany na inną stronę i środki są przydzielane przez sądową kancelarię rachunkową.
Często zewnętrzne firmy przetwarzające opóźniają płatności i powodują pojawienie się pozycji inkasa w procesie księgowania. Te zewnętrzne agencje płatnicze mogą przechowywać środki na rachunku powierniczym przez określony czas, dopóki nie zostaną spełnione wszystkie warunki umowy o dzieło lub umowy opartej na projekcie. Alternatywnie, fundusze mogą być przetwarzane w skali międzynarodowej z kursami wymiany ustalonymi przez każdą ze stron procesu. W niektórych przypadkach zewnętrzną firmą przetwarzającą może być konto handlowe lub usługa przetwarzania płatności online. Może to spowodować, że element kolekcji będzie obecny przez jakiś czas, ale łatwo go rozwiązać po rozliczeniu płatności.