Przepływy pieniężne są zwykle rozumiane jako całkowita kwota gotówki, która jest generowana i otrzymywana przez firmę, wraz z kwotą gotówki, która jest wykorzystywana na wydatki organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, śledzenie przepływów pieniężnych oznacza natychmiastowe rejestrowanie transakcji w dzienniku kasowym. Jest to uważane za niezbędne do uzyskania dokładnego obrazu stabilności finansowej firmy i często może dostarczyć informacji, które można wykorzystać do poprawy sytuacji ekonomicznej firmy.
Przepływ pieniężny może być powiązany z ogólną działalnością firmy lub z konkretnym komponentem lub projektem korporacji. Na przykład, gdy jeden departament utrzymuje uznaniowy fundusz drobny gotówki, rejestr transakcji będzie utrzymywany. Idea księgowania wpływów na drobną gotówkę, a także wydatków, które są wypłacane, pomoże firmie rozpoznać, kiedy wydatki uboczne stają się powtarzalnymi i powinny być dodane jako pozycja w budżecie.
W przypadku specjalnego projektu, takiego jak kampania marketingowa, dobrym pomysłem jest śledzenie przepływów pieniężnych. Proste prowadzenie ewidencji pomoże firmie określić, czy wysiłek generuje przychody na przewidywanym poziomie po drodze. Jednocześnie monitorowanie, gdzie trafiają pieniądze, pomoże zapewnić, że projekt nie przekroczy kwoty przeznaczonej na ten cel.
Jednym z głównych celów każdego rodzaju działalności jest utrzymanie dodatnich przepływów pieniężnych. Jest to zasadniczo stan, w którym wpływy gotówkowe przewyższają płatności gotówkowe konsekwentnie w danym okresie. Rutynowa produkcja zysku netto jest uważana za podstawowy wskaźnik kondycji finansowej. Często monitorowanie transakcji może pomóc w zidentyfikowaniu potencjalnych problemów, które grożą przekształceniem dodatniego przepływu pieniężnego w ujemny, zanim to nastąpi. W przypadku wyizolowania negatywnego trendu można podjąć kroki w celu dostosowania wydatków w celu bardziej efektywnego wykorzystania przychodów napływających do organizacji i utrzymania rentowności przedsiębiorstwa.