Termin „flex space” to opis zarówno układu budynku biznesowego, jak i rozmieszczenia miejsc siedzących w biurze. W znaczeniu architektonicznym termin ten na ogół odnosi się do dużego budynku komercyjnego o otwartym planie piętra, który można łatwo dostosować do potrzeb najemców. W przypadku pracowników oznacza to na ogół, że biuro nie ma przypisanych miejsc pracy.
Przestrzeń Flex powstała jako odpowiedź na zmieniające się potrzeby gospodarki. Ponieważ produkcja na dużą skalę zaczęła tracić na popularności, fabryki i budynki magazynowe pozostały puste. Budynki te były często duże i miały bardzo otwarte plany pięter. Te przestrzenie przemysłowe były często zbyt duże dla potrzeb większości biur, ale można je było łatwo modyfikować, aby pomieścić wiele powierzchni biurowych.
Architektura budynku typu flex space jest zwykle zmieniana tylko w minimalnym stopniu, aby umożliwić wykorzystanie komercyjne. Czasami nowe biura mogą mieć tradycyjne obwody z płyt kartonowo-gipsowych; jednak wewnętrzny podział samej przestrzeni roboczej jest prawie zawsze realizowany za pomocą ruchomych ścian i ścianek działowych. Najpraktyczniejsze rozmieszczenie tych przegród regularnie skutkuje powstaniem rzędów trójstronnych biur zwanych kabinami.
Zwiększone zapotrzebowanie na pracowników komercyjnych zmusiło menedżerów do korzystania z nietradycyjnych pul pracowników. Osoby te mają potrzeby, których często nie można zaspokoić w harmonogramie od dziewiątej do piątej. Urzędy zaczęły zatrudniać więcej pracowników w niepełnym wymiarze godzin. Niektórzy zaczęli nawet oferować godziny wieczorne i weekendowe. Oprócz elastycznych przestrzeni biurowych świat korporacyjny przyjął elastyczne dni pracy.
Ponieważ harmonogramy pracy stały się bardziej zróżnicowane, firmy zaczęły zauważać, że ich biura są puste. W większości tradycyjnych aranżacji biurowych każdy pracownik otrzymuje przydzieloną mu przestrzeń roboczą. W dni, w których pracownik nie jest zaplanowany, ta przestrzeń jest niewykorzystana. Ponieważ nieruchomość komercyjna jest prawie zawsze kupowana lub wynajmowana na metr kwadratowy, puste biura mogą marnować znaczną ilość pieniędzy.
W odpowiedzi wiele firm wdrożyło politykę elastycznej przestrzeni dla swoich pracowników. W takim układzie kabiny są zwykle wyposażone w sprzęt, taki jak telefony i komputery, z których każdy pracownik korzysta regularnie podczas swojej zmiany. Kiedy każda osoba przyjeżdża, wybiera miejsce pracy tylko dla tej zmiany. Następnie ten boks staje się dostępny dla członków następnej zmiany.
Ogólnie rzecz biorąc, firmy działające w tradycyjnych godzinach pracy nie uznają otwartych miejsc za praktyczne. Jednak ci, którzy mają zaplanowanych kilka zmian w ciągu dnia, mogą skorzystać z elastycznej przestrzeni. Ponadto te organizacje, które zatrudniają dużą liczbę osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin lub pracujących na odległość, również mogą skorzystać na rozwiązaniu.