Planowanie jest zwykle uważane za kluczowy element biznesu, a dotyczy to zwłaszcza finansów firmy. Dlatego wielu właścicieli firm nie czeka, aż rozpocznie się kolejny rok obrotowy z organizowaniem przyszłości. Zamiast tego często rozważają możliwy budżet na przyszły rok, zwykle za pomocą rachunku zysków i strat pro forma. Jest to zwykle uważane za nieocenione narzędzie planowania i często jest wymagane jako część kompleksowego biznesplanu.
Większość rachunków zysków i strat odnosi się do tego, co już się wydarzyło, podczas gdy rachunek zysków i strat pro forma wybiega w przyszłość. Niemniej jednak ten rodzaj wypowiedzi uwzględnia przeszłość podczas formowania. Zazwyczaj właściciele firm patrzą na wyniki z poprzedniego roku i porównują je z bieżącym okresem, aby określić, co może przynieść kolejny rok pod względem finansowym. Pomocne w opracowaniu tego typu zestawienia jest również przeprowadzenie pewnych badań tego, co eksperci przewidują dla danej branży w przyszłym roku.
Aby stworzyć tego typu dokument, właściciele firm mogą najpierw opracować bilans pro forma. Pierwszym krokiem powinno być założenie kwoty przewidywanych przepływów pieniężnych, zobowiązań i aktywów. Ten rodzaj oświadczenia jest z definicji pełen wykształconych domysłów, więc oczekuje się oszacowań. Można je następnie porównać z rzeczywistymi danymi z bieżącego roku. Zachęca się właścicieli do zastanowienia się, jak zmienią się dochody z bieżącego roku w następnym, na przykład ze względu na zmieniającą się podaż i popyt.
Profesjonalny rachunek zysków i strat pro forma można opracować po zebraniu niezbędnych informacji. Kategorie powinny zawierać przewidywane przychody ze sprzedaży i koszt każdego sprzedanego produktu lub usługi. Inne kluczowe kategorie to przewidywane wydatki, amortyzacja sprzętu oraz podatki. Wiele z nich co roku pozostaje niezmienionych, więc może to być łatwe.
Spojrzenie na obecne i przewidywane warunki rynkowe powinno dać pewne wskazówki co do przewidywanych przychodów i wydatków. Na koniec estymacji należy zsumować przychody, a na końcu odjąć wydatki. Dane mogą być następnie porównane z poprzednimi latami, aby zdecydować, czy zatrudnić więcej pomocy lub zmniejszyć liczbę pracowników, między innymi możliwymi korektami.
Właściciele mogą zdecydować się na coroczne tworzenie rachunku zysków i strat pro forma, ale niektórzy eksperci sugerują, aby co kwartał był on nowy, aby zachować jak największą dokładność. Wielu właścicieli może napotkać pewne trudności podczas tego procesu. Dlatego w wielu przypadkach można skonsultować się z księgowym lub podobnym specjalistą w celu opracowania tego dokumentu.