Sprawozdania pro forma przedstawiają szacunkowe lub przewidywane dane finansowe dotyczące działalności biznesowej firmy. Trzy najpopularniejsze sprawozdania finansowe pro forma to rachunek zysków i strat, bilans i rachunek przepływów pieniężnych. Spółki publiczne często wydają oświadczenia pro forma w celu poinformowania akcjonariuszy i innych interesariuszy biznesowych o oczekiwaniach kierownictwa dotyczących przyszłych zysków biznesowych. Oświadczenia te mogą również pomóc wewnętrznym menedżerom biznesowym w przygotowywaniu raportów i podejmowaniu decyzji finansowych dotyczących operacji biznesowych.
Pro forma to łaciński termin oznaczający „ze względu na formę”. Oświadczenia pro forma wymagają od właścicieli firm, dyrektorów i menedżerów poświęcenia czasu na planowanie i szacowanie potencjalnych zysków z bieżących lub planowanych operacji biznesowych. Wielu przedsiębiorców i właścicieli małych firm przygotowuje takie zestawienia podczas pisania biznesplanu. Biznesplan zawiera oczekiwane zyski i inne przewidywane informacje finansowe w celu zabezpieczenia zewnętrznego finansowania od banków, pożyczkodawców i inwestorów. Właściciele firm mogą skorzystać z profesjonalnej pomocy, takiej jak konsultanci ds. zarządzania, autorzy biznes planów lub biura rachunkowe przy sporządzaniu raportów i zestawień pro forma.
Rachunek zysków i strat jest prawdopodobnie najważniejszym ze wszystkich zestawień pro forma. To zestawienie zawiera przewidywane przychody ze sprzedaży, rabaty, zwroty i ulgi dotyczące różnych towarów lub usług sprzedawanych przez firmę. Kolejna sekcja rachunku zysków i strat pro forma to koszt sprzedanych towarów. Koszt sprzedanych towarów obejmuje tylko koszty bezpośrednio związane ze zmagazynowanymi lub innymi rzeczami sprzedanymi konsumentom. Trzecia i ostatnia część rachunku zysków i strat zawiera różne wydatki związane z codziennymi operacjami biznesowymi.
Bilans pro forma zawiera przewidywane salda aktywów, zobowiązań oraz kapitału własnego lub zysków zatrzymanych będących własnością lub należnych przez firmę. Aktywa i pasywa dzieli się powszechnie na dwie grupy: krótkoterminowe i długoterminowe. Aktywa obrotowe obejmują gotówkę, zapasy, należności i inne pozycje, które mają być wykorzystane w okresie krótszym niż jeden rok. Zobowiązania krótkoterminowe obejmują wszystkie zobowiązania i inne krótkoterminowe zobowiązania finansowe wymagalne w ciągu jednego roku. Aktywa obrotowe i zobowiązania są ważną pozycją w sprawozdaniach pro forma, ponieważ oczekuje się, że będą się one często zmieniać w nadchodzących miesiącach.
Aktywa trwałe obejmują wszystkie pozycje będące własnością firmy, które nie będą wykorzystywane w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Zobowiązania długoterminowe to wszelkie długoterminowe zobowiązania dłużne, takie jak kredyty hipoteczne lub finansowe, które nie są wymagalne w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Kapitał własny lub zyski zatrzymane będą odzwierciedlać oczekiwaną ekonomiczną wartość dodaną z działalności biznesowej firmy.
Sprawozdanie z przepływów pieniężnych pro forma zwykle zawiera wszystkie oczekiwane przyszłe wpływy i wypływy środków pieniężnych z różnych operacji biznesowych. Operacje ujęte w rachunku przepływów pieniężnych obejmują operacje operacyjne, finansowe i inwestycyjne. Informacje te pomagają firmom tworzyć budżety i inne plany finansowe w celu utrzymania dodatniego przepływu środków pieniężnych przez cały rok obrotowy.