Firmy sporządzają sprawozdania finansowe w cyklu miesięcznym w celu utrzymania wyników operacji biznesowych. Rachunek zysków i strat reprezentuje zysk lub straty wygenerowane w wyniku pewnych działań, które spowodowały wydatki, których firma potrzebowała, aby uzyskać przychód. Podobnie jak w przypadku większości działań generujących dochody, rząd domaga się zmniejszenia zysków firmy. Podatki na rachunku zysków i strat znajdują się na dole, poniżej dochodu przed opodatkowaniem. W większości przypadków podatki na rachunku zysków i strat są po prostu szacunkiem; firma tak naprawdę nie zna swojego zobowiązania podatkowego do końca roku, kiedy przygotowuje i rozlicza podatki.
Rachunek zysków i strat zazwyczaj ma standardowy format, więc wszyscy interesariusze mogą mieć ogólne pojęcie o dochodach generowanych przez firmę. Najpopularniejszym rachunkiem zysków i strat jest format wieloetapowy, w którym sekcja istnieje dla przychodów i zysku brutto, inna dla wydatków, a końcowa sekcja dla innych pozycji i podatków. Ta ostatnia sekcja to miejsce, do którego trafiają podatki na rachunku zysków i strat, dostarczając informacji o przewidywanym przyszłym zobowiązaniu podatkowym firmy. Wszystkie informacje powyżej szacunkowych podatków muszą być poprawne, aby przewidywane zobowiązanie podatkowe było prawidłowe. Licencjonowany księgowy może być niezbędny do przejrzenia i podpisania rachunku zysków i strat w celu upewnienia się, że jest on dokładny.
Zysk brutto to po prostu przychód pomniejszony o rabaty od sprzedaży, ulgi zakupowe i koszt sprzedanych towarów. Następna sekcja — zwykle nazywana wydatkami ogólnymi, sprzedażowymi i administracyjnymi — jest często dość długa. Różnica pomiędzy zyskiem brutto spółki a całkowitymi kosztami to zysk netto. Jeśli nie ma więcej informacji, które trafiają do rachunku zysków i strat, następna linia przedstawia podatki na rachunku zysków i strat. W przeciwnym razie sekcja jest niezbędna dla wszelkich dochodów, zysków, strat lub wydatków nieoperacyjnych, które mogą się nie powtarzać w przyszłości.
W niektórych przypadkach firma może mieć duże, jednorazowe pozycje, które powodują stratę netto lub zerowy dochód w danym okresie. Podatki na rachunku zysków i strat w tym scenariuszu nie wpływają na informacje w rachunku zysków i strat. Firmy pozostawiają tę linię pustą, jeśli dochód netto jest zerowy lub firma traci pieniądze w danym okresie. Na koniec roku firma wykorzystuje stratę w rachunku zysków i strat w celu zmniejszenia całkowitego zobowiązania podatkowego. Ponownie, licencjonowany księgowy lub prawnik podatkowy jest niezbędny do przygotowania podatków i upewnienia się, że wszystko jest zgodne z organami podatkowymi.