Rachunkowość budżetowa jest gałęzią rachunkowości najczęściej stosowaną przez gminy lokalne, stanowe i federalne. Firmy z sektora prywatnego wykorzystują budżety do kierowania swoimi wydatkami, ale to nie to samo, co rachunkowość budżetowa. Rachunkowość rządowa wykorzystuje szereg funduszy, które reprezentują kapitał przeznaczony do określonych zastosowań. Inne wpisy umieszczane w funduszach to przydziały i obciążenia, które szczegółowo opisują, w jaki sposób agencja stanowa lub federalna wyda odpowiednie pieniądze w każdym funduszu. Jeden fundusz jest zwykle oznaczony jako ogólny, aby reprezentować nieprzydzielony kapitał.
Rachunkowość rządowa jest często trudnym procesem do zrozumienia i utrzymania dla większości księgowych. Wynika to z procesu budżetowego związanego z nielicznymi źródłami dochodów uzyskiwanych przez agencję rządową, takimi jak sprzedaż, majątek czy podatek dochodowy. Z każdego dochodu uzyskanego przez gminę rządową księgowi muszą alokować środki zgodnie z ustalonym budżetem. Większość agencji lub gmin posiada radę budżetową, która określa sposób wydatkowania dochodów podatkowych. Proces budżetowy jest zazwyczaj procesem szczegółowym, niekoniecznie zarządzanym przez księgowych, ale wybieranych urzędników agencji lub gminy.
W niektórych formularzach rachunkowości budżetowej każdy środek przyznany przez organ zarządzający może stanowić fundusz. Na przykład środki można ustalić na płace, konserwację, policję i straż pożarną, poprawę infrastruktury, nowe drogi lub inne duże projekty. Odpowiednie rachunki i środki będą reprezentowały określony cel dla pieniędzy umieszczonych na rachunku. W przypadku większości agencji rządowych lub gmin wydawanie środków przeznaczonych na jeden użytek na inny projekt jest nielegalne. Na przykład środki przeznaczone na sprzątanie ulic nie mogą być przeznaczone na naprawę radiowozów. Fundusze alokacyjne mogą być nieograniczone w sposobie wydatkowania kapitału przez gminę.
Przydziały to określone kwoty pieniędzy, które agencja rządowa lub gmina umieści w każdym funduszu w systemie rachunkowości budżetowej. Działki zwykle mają miejsce, gdy gmina otrzymuje pieniądze z wpływów podatkowych. Księgowi muszą wyodrębnić każdą porcję pieniędzy i zapisać ją w określonym funduszu. Jest to typowy proces pobierania podatku od sprzedaży. Wiele gmin wykorzystuje wpływy z podatku od sprzedaży do opłacania różnych celów. Księgowi muszą tworzyć przydziały, aby zaksięgować zarobiony kapitał w każdym funduszu.
Obciążenie to szczególne wykorzystanie dochodów podatkowych, które mogą, ale nie muszą być uiszczane, gdy gmina dokonuje obciążenia. Większość rządów otrzymuje dochody z podatków tylko w określonych porach roku. Obciążenie umożliwia agencji lub gminie opłacenie towaru za pomocą systemu należności, tj. płatności kredytowej. Księgowi będą rejestrować wpis do systemu rachunkowości budżetowej za pomocą obciążenia. Po wpłynięciu wpływów podatkowych księgowi spłacają obciążenie i usuwają je z księgi rachunkowej.