Rachunkowość funduszy to rodzaj strategii księgowej, która koncentruje się bardziej na rozliczalności niż na śledzeniu generowania zysków. To szczególne podejście do rachunkowości jest często stosowane przez podmioty, które nie są nastawione na rentowność, takie jak organizacje non-profit lub departamenty i prowizje rządowe. Jedną z głównych cech tej metody jest wykorzystanie wielu ksiąg głównych, które dokumentują przepływ i wykorzystanie wszelkich środków wpływających do podmiotu, ale bez nacisku na śledzenie zysków.
Ogólna funkcja rachunkowości funduszy polega na pokazywaniu, gdzie wydawane są pieniądze. Ten nacisk jest jednym z powodów utrzymywania kilku ksiąg głównych, a nie samobilansujących się rachunków odzwierciedlonych w jednej księdze głównej, jak to ma miejsce w przypadku jednostek działających dla zysku. Każda z ksiąg śledzi przyjmowanie i wydatkowanie środków w związku z działaniami związanymi z konkretnym projektem lub funduszem prowadzonym przez podmiot non-profit. Dla celów księgowych, każda pojedyncza księga lub fundusz musi być uzgadniana sama w sobie, wraz ze szczegółowymi raportami, które potwierdzają bieżące saldo w funduszu. Wszystkie raporty związane z różnymi funduszami są wykorzystywane jako szczegóły wspierające raport zbiorczy, który jest udostępniany członkom organizacji, a także jej dyrektorom.
W przypadku księgowania funduszy wszelkie darowizny lub fundusze uzyskane z dotacji lub darowizn są księgowane bezpośrednio w księdze lub funduszu, który został wyznaczony przez wpłacającego. Tam wszelkie wydatki związane z tym konkretnym projektem są odejmowane od bilansu. Takie rozwiązanie bardzo ułatwia organizacji non-profit zgłaszanie działalności swoim członkom, a także każdemu podmiotowi rządowemu, któremu powierzono odpowiedzialność za nadzorowanie działalności organizacji non-profit.
Podejście do księgowania funduszy może być bardzo skuteczne, gdy raporty muszą być wysyłane do więcej niż jednej agencji rządowej. Na przykład, jeśli lokalna organizacja charytatywna otrzyma dotację przeznaczoną na dostarczanie posiłków zamkniętym domom, hojną darowiznę na wsparcie schroniska dla bezdomnych oraz darowiznę na prowadzenie programu zajęć pozalekcyjnych, każdy z tych projektów prawdopodobnie upadnie pod jurysdykcję innej agencji rządowej. Tworząc i prowadząc księgę dla każdego projektu, można zawsze zapewnić każdej agencji monitorującej rozliczenie tego, co zostało zrobione z pieniędzmi otrzymanymi na wsparcie każdego programu. Korzystając z rachunkowości funduszy, lokalna organizacja charytatywna zachowuje zgodność z przepisami, które pozwalają jej działać, i może wykazać, że otrzymane środki są wykorzystywane w określony sposób.